SPF Seniorerna uppgraderar – för en enklare förvaltning

SPF Seniorerna hade en stor, komplex och föråldrad webbplats med 800 redaktörer. Att hitta den ekonomiskt mest lönsamma lösningen att komma ikapp med tiden och samtidigt göra den enkel att förvalta och använda för alla redaktörer krävde spetskompetens i Episerver, kravställning och agila webbprojekt.

SPF Seniorerna hade en stor och komplex webbplats från 2015. Tekniskt var den komplex installation av Episerver, med koppling till medlemssystem och Papirfly/ImageVault. En riktigt stor webbplats, sett till antal besökare och mängden data som lagras.

Den tekniska utvecklingen av plattformen hade inte hängt med utvecklingen och var i ett stort behov av en uppgradering och korrigering av felaktigheter som funnits under längre tid. Kunden hade fått rekommendationen att bygga en helt ny lösning, för att det var för komplext att uppgradera, men vi kunde visa att uppgradering var fullt möjligt och även det ekonomiskt mest lönsamma.

Sajten används dagligen av förbundets alla medlemsorganisationer och ca 800 redaktörer jobbar med innehåll i lösningen. Det innebär att även om den nya lösningen skulle vara tekniskt komplex, behövde den vara enkel för redaktörerna.

SPF Seniorerna kände att de inte hade resurser för att ett sådant omfattande projekt. Med 7minds långa erfarenhet av Optimizely/Episerver kunde vi vägleda kunden i de olika val som krävdes för en bättre förvaltning. Hela vägen från en fungerande teknik till att alla redaktörer har möjlighet att bidra till föreningens syfte.

Så gjorde vi

  • Nulägesanalys av dagens lösning och samarbeten
    7minds konsult genomförde en testuppgradering från Episerver 7 till 11 för att säkerställa att det var möjligt och vilka eventuella fallgropar som tekniskt kan uppkomma i den skarp uppgradering. Det visades sig att det var fullt möjligt och det bästa ur ekonomisk synvinkel. Parallellt med detta gjorde vi en utvärdering över samarbets- och arbetsformer, för att ser hur dessa kunde utvecklas.
  • Upphandlingsstöd för samarbetspartner
    För SPF var det viktigt att få en uppfattning om vad olika leverantörer kan erbjuda i form av arbetsformer och ekonomiskt upplägg. Vi genomförde därför en upphandling mot några få utvalda leverantörer. Uppdraget var att genomföra en uppgradering och samtidigt flytta lösningen till molnet. 7minds skapade underlaget och stöttade kunden i utvärdera inkomna offerter och möten. Kunden valde efter detta att byta samarbetspartner för förvaltningen av sina webbplatser.
  • Kravställning
    7minds konsult stöttade kunden i kravställning och agerade arbetande produktägare under uppgraderingsarbetet. Genomförde prioritering utifrån användarnas krav.
  • Agil coach
    Vår konsult coachade kunden för att anamma ett agilt arbetssätt, för att effektivisera och enklare hänga med i utvecklingen. Efter uppgraderingen har vi fortsatt att stötta i kravarbetet för att skapa förutsättningar för en aktiv förvaltning.
  • Speciallösning för uppladdning av bilder från mobilen
    Lokala föreningar arrangerar många evenemang och träffar för sina medlemmar. En vanlig uppgift efter en sådan träff är att ladda upp bilder till webbplatsen och dela med medlemmarna som var där. Ett ganska krångligt moment, från telefon, till dator, till ImageVault, till webbsidan. 7minds kunde med sin tekniska kunskap hitta lösning för att ladda upp bilderna direkt från telefonen till webbsidan. Resultatet var det samma rent tekniskt, men redaktören gjorde arbetet med några få knapptryckningar direkt från telefonen.
  • Redaktörsstöd i form av filmer och guider
    När 800 redaktörer ska gå från en version till en annan, så behövs ett bra användarstöd för att förstå skillnaderna. Men med 800 redaktörer är fysisk utbildning inte aktuellt. Vi skapade filmer och guider som snabbt visar de viktigaste momenten för en redaktör. På så sätt kunde alla redaktörer lära sig när de hade möjlighet, och välja vilka moment de ville lära sig.

Projektdetaljer

Tidsperiod: September 2020 – Juni 2022