Webbprojekt kan inte drivas som “vanliga” projekt

Nästan alla företag, organisationer, kommuner och andra som jag har kommit i kontakt med har en väl berövad projektmetodik. Det finns mängder med färdiga mallar, milstolpar och styrmedel för att kunna ro ett projekt i hamn. Det finns mängder med mätvärden så att man i efterhand kan mäta om projektet har lyckats eller inte. Det är ju absolut inget fel med det, men detta funkar inte i webbprojekt.

En webb/intranät/e-handel eller vad man ska utveckla, har ofta långsiktiga mål. Det kan handla om att öka kunskapen hos medarbetare, minska inkomna telefonsamtal, bättre utförda e-tjänster eller liknande. Oavsett vilka mål som ska uppnås kan de inte mätas förrän webbplatsen varit live i minst 6 månader, helst 12 månader. Vid den tiden är projektet normalt avslutat för länge sedan. Hur kan man säga att ett projekt att lyckats eller inte lyckats om man inte tittar på slutresultatet?

Om man bara tittar på webbprojektet så brukar målen för projektet vara ganska så klassiska projektmål. Det handlar ofta om att nå budget, nå tidsplanen och genomföra ett antal aktiviteter såsom interaktion, design,  migrering av innehåll, utbildning av redaktörer m.m. Alla dessa aktiviteter har oftast inga kvalitativa mått, utan snarare att de ska ha genomförts. I och med detta är därför relativt enkelt att driva webbprojekt och lyckas. Det är bara att genomföra ett antal aktiviteter och hålla budget och tidsplan.

Trots att det inte verkar så svårt att driva projekten, så är det ganska få webbprojekt som lyckas ur ett projektperspektiv. Det är ganska sällan som tidsplaner och budgetar hålls. Hur kan det egentligen komma sig? Jag är helt övertygad om att det beror på att många webbprojektledare tar ett mycket större ansvar än vad de egentligen (enligt projektmodellen) behöver. Det är ofta samma person som är webbansvarig som driver själva projektet och brinner för att få en bra webb. Det är tur för all ledningsgrupper/styrgrupper och andra ansvariga att dessa personer finns, för de ser i nio av tio fall till att det blir en bra webb. Tyvärr lyckas de inte så ofta med projektet och får alltför ofta omotiverad dåligt kritik för det. Felet ligger inte i resultatet, utan snarare i mätmetoderna.

Det finns egentligen inget fel att driva projektet enligt den normala projektmodellen, men då måste man lägga in kvalitativa mål i planen. Som exempel kan man inte bara genomföra en redaktörsutbildning, utan det måste ju leda till något som är till fördel för webbplatsen framåt.

En annan viktigt del kan vara att inte koppla ihop vad man vill med kostnad för tidigt. Det är ofta det som gör att det blir fel. Risken finns att man inte pratar samma språk och den som ska leverera lösningen har en syn på det som ska utvecklas och projektledaren en annan. Det leder ofta till att projektet drar ut på tiden och blir dyrare än vad det är tänkt. Om man istället sätter en fast budget och sedan prioriterar vad som ska utvecklas inom den, har man större möjlighet att inte överskrida budgeten. Det kräver dock en hel del erfarenhet av webbprojekt så man inte fläskar på för mycket i början.

Det som är absolut viktigast är att ledningspersoner får en förståelse för hur komplext ett webbprojekt kan vara. Jag får ofta kommentaren “hur svårt kan det vara, det är ju bara en webb, det kan ju till och min brorson göra”

Det handlar väldigt sällan om att bara genomföra ett antal aktiviteter. Det involvera extremt många människor med många olika viljor, som alla ska hanteras. Många gånger handlar det om ett stort förändringsarbete som organisationen ska gå igenom. Hur mycket man än vill så är det inget som rafsar ihop när man har tid över. Projektledaren är extremt viktigt och behöver förtroende och mandat för att lyckas, inte en färdig projektmodell att följa.