När Försvarshögskolan skulle göra nytt intranät gick de från en informationsbank med för många sidor till en smidig hjälp i arbetet. Genom att tänka rätt från början lyckades Försvarshögskolan med att halvera antalet sidor och samtidigt effektivisera sitt arbete. Dessutom fick de in det som saknades tidigare, trots hälften så många sidor.
Det var tydligt när effektkartläggningen gjordes att det nya intranätet skulle effektivisera vardagen för alla medarbetare. Därför genomfördes integrationer så att intranätet blev den enda ingången där allt fanns samlat. Dokument och liknande från andra system speglades på intranätet, så att man bara behövde uppdatera på en plats, men ändå kunde se det på intranätet. En stor vinst, eftersom alla vet hur lätt det annars blir flera versioner av samma dokument på intranätet, där vissa kanske till och med är inaktuella.
Med hjälp av nytt innehåll och nya funktioner blev det lättare att förstå och genomföra processer. E-tjänster förenklade administrationen och innehåll skrivet ur medarbetarnas perspektiv gjorde det lättare att första vad som skulle göras, när och av vem.
Den sista åtgärden för att effektivisera sitt arbetssätt var att införa Sitevisions Social collaboration för att kunna samarbeta i digitala grupper och rum. Därigenom lyckades en ganska traditionell organisation ta steget till att bli digital.
Så gjorde vi
- Effektkartläggning
Vi kartlade vilka effekter Försvarshögskolan ville uppnå med sitt intranät med en effektkartläggning. Effektkartläggningen gjorde det sedan enkelt att se vad som skulle utvecklas och vad som skulle prioriteras under projektets gång. - Beställarstöd
Vi beställde och koordinerade leveranser från olika team och individer, internt och hos den tekniska leverantören. Genom vår expertkompetens i SiteVision och med ett grymt utvecklingsteam kunde Försvarshögskolan få de smarta lösningar som levererar mest nytta för pengarna. - Projektledning
Vi ledde projektgruppens arbete mot effektmål och projektmål och tog fram en arbetsprocess och kommunikationsprocess för projektet. - Utbildning
Vi utbildade samtliga redaktörer i deras anpassning av Sitevision - Innehåll
Vi uppdaterade i stort sett allt innehåll och skrev om till klarspråk med begripligt språk och ett informationsurval och en informationsordning som var logisk och relevant för användaren. Ett stort arbete var att ta fram lättförståeliga beskrivningar på alla rutiner och all administration som lärare och studierektorer måste göra under ett läsår. Dessa förenklade arbetet för lärare och studierektorer och minskade arbetsbördan för den avdelning som ska stödja lärarna.
Projektdetaljer
Tidpunkt 2018 – 2019
