Ett bra intranät når ut till medarbetarna och skapar en känsla av tillhörighet. Kvalitet och funktionalitet är nästan alltid bättre än kvantitet.
Att anställda använder sitt intranät på väldigt olika sätt är en erfarenhet av min konsultvardag. Vissa medarbetare är flitiga användare och ser intranätet som ett välbehövligt stöd i allehanda frågor. För andra fyller det funktionen av ett socialt forum. Ytterligare andra vet knappt om att det finns eller vad det ska användas till.
När behovet väl uppstår av att använda ett intranät behöver medarbetare kunna hitta det de söker. Intranätet ska kunna underlätta i det dagliga arbetet. Ge stöd i komplexa frågor och processer. En tydlig koppling till vilka önskemål och behov som ska fyllas inom organisationen är ett måste.
Verksamhetens mål styrande
Om önskemål och behov ska prioriteras behöver verksamhetens mål identifieras. Här kan en Effektkartläggning med effektmål vara en bra metod för att få en inblick i hur behoven ser ut.
I nästa steg handlar det om att prioritera. Välj vad som är viktigast. Vilka mål ska intranätet fylla för organisationen? Vad vill ni få ut av just ert intranät?
Uppgifter ska kunna lösas snabbt
På en generell nivå kan målet med intranätet vara att fungera som en effektiv kanal ut till medarbetarna. Då är det en av flera kanaler. Vilket kan vara värt att komma ihåg. Anställda ska kunna lösa sina dagliga uppgifter och faktiskt använda sig av intranätet.
Att använda intranätet som ett forum för diverse publikationer är inte att rekommendera. När ett intranät blir en statisk hemsida är det dags för förändring. Vad har de anställda nytta av?
Information som anställda kan ha nytta av är:
- Kontaktuppgifter till personer inom organisation
- Arbetsrelaterad information
- Bra funktioner för support och stöd
- Dokumentation om policys och riktlinjer
- Nyheter
- Tidrapporteringsfunktioner
- Tjänster som hjälper den anställda i sin vardag
Var alltid noga med att välja utifrån din verksamhet.
Lägg tid på hur du presenterar informationen
Eftersom ett intranät innehåller mycket information är det viktigt att arbeta med presentationen och strukturen. Alla kommer inte att läsa allting.
En struktur bör ha som mål att vara logisk, tydlig och intuitiv. Ett intranät är en kanal som finns när den behövs och då desto mer.
Vill du ha stöd i webb- eller it-projekt?
Webbprojekt och it-projekt är komplexa och ställer stora krav på detaljkunskaper. Vi hjälper dig genom alla steg, från projektledning till kravställning, förändringsledning och test.