Pdf:er och dokument på webben – när och hur?

När fler och fler organisationer nu på allvar tar tag i uppgiften att göra sina digitala tjänster och webbplatser tillgängliga, så kommer vi alltid till diskussionen om dokument och pdf:er som finns på webbplatser och i tjänster. Ett av problemen i diskussionen är många gånger att man diskuterar ett format, snarare än användarens upplevelse och vad innehållet ska användas till.

Vad säger direktivet om pdf:er och dokument egentligen?

Ja, det kan man faktiskt undra, för direktivet gör ingen tydlighet i vilka format som används, så länge formatet i sig är tillgängligt. Det är just därför som vi anser att diskussionen inte ska handla om format, utan om vilket innehåll som vi behöver presentera för vem.

Vägledningen för webbriktlinjer är tydliga med att vi första hand ska skapa innehåll i html. Vi ska med andra ord alltid ha det som utgångspunkt när vi skapar innehåll. Läs gärna mer här, https://webbriktlinjer.se/riktlinjer/88-publicera-i-forsta-hand-dokument-i-html/

Att göra innehåll som sidor i html ger många fördelar som man kanske inte alltid tänker på.

• Det ger alla användare en bättre upplevelse att slippa öppna dokument, speciellt i en mobil enhet, som inte alltid har samma stöd som en dator.
• Har man ett bra publiceringssystem är det lättare att hålla den grafiska profilen och slipper udda former av olika dokumentmallar.
• Man underlättar ofta arbetet med underhåll, då publiceringssystem har bra stöd för versionshantering av sidor, men ofta sämre av dokument.
• Man undviker förhoppningsvis att det finns dubbletter av samma dokument.
• Man ökar sökbarheten både den interna och externa sökmotorer, då människor inte söker på typ av innehåll, utan på själva innehållet i sig.
• Generellt är det enklare att följa tillgänglighetsdirektivet.

Vad gör jag när alla i min organisation vill ha pdf:er?

När vi pratar om detta på en generell nivå får vi ofta höra att alla gillar pdf, så varför bråka, kan vi inte bara göra pdf:er? Det finns absolut tillfällen då en pdf är ett bättre alternativ än webbsida, så det säger vi inte emot. Men vi behöver därför diskutera vilket innehåll som ska presenteras snarare än format.

Innehåll som kan lämpa sig bättre som pdf eller annat dokumentformat:

• Rapporter och liknande långa dokument som från början är gjorda för läsas i utskrivet format.
• Affischer, broschyrer och liknande som finns digitalt för att andra ska kunna ladda ner och skriva ut. Det är vanligt att man centralt har tagit fram material som andra ska skriva ut och dela ut till exempelvis föräldrar, patienter eller liknande. Syftet är inte att konsumera detta innehåll digitalt.
• Föreskrifter, riktlinjer och andra som enligt lag är bundna att se ut på ett specifikt sätt. (Man kan ju diskutera om lagen bör ändras, men…)
• Excelfiler som innehåller stora mängder data med tabeller med flera kolumner och matematiska formler eller andra element som krävs för att man ska ha nytta av dokumentet. Syftet med detta dokument är att använda data och matematiska formler eller filter, inte att läsa innehållet.

Det är alltså inte förbjudet att använda andra format, men tänk på att de ska vara tillgängliga ändå.

Finns det tillfällen då vi absolut inte ska använda pdf/dokument?

Ja, det finns det verkligen och vi ser massor av exempel varje dag. Vi ser exempelvis en nyhet/pressmeddelande/sida med en rubrik, ingress och en länk till ett dokument där själva innehållet står. Det får bara inte förekomma. Dokument som bara innehåller text i lagom omfattning krånglar bara till det. Innehållet ska ligga direkt i sidan.

Bokningar, anmälningar till event, enklare ärenden görs ofta i blanketter som publiceras i word eller pdf. Ibland går det fylla i direkt i dokumentet, men det fungerar sådär i mobil. Ibland krävs en utskrift och underskrift. Dessa kan vi ofta ersätta med enklare formulär som finns i de flesta publiceringssystem. Många har också e-tjänstplattformar där liknande bör höra hemma.

Vi vet att det där med formulär av olika slag är krångligt och det finns alltid en massor av argument för att det inte går att göra på det ena och andra sättet. Informationssäkerhet, GPDR och andra reglerverk  skapar osäkerhet i vad vi kan göra och hur vi lagrar data. Men även i den här diskussionen behöver vi diskutera vilken typ av innehåll som det är som vi vill få in från våra användare? Samlar vi in information som vi inte behöver? Behöver vi verkligen underskrift? Varför då? Vi kan inte automatiskt säga nej till alla formulär bara för att vissa ärenden inte lämpar sig för det. Varje formulär har ett unikt syfte och ska diskuteras därefter.

Vad gör jag när handläggarna vill göra som man alltid gjort?

Ja, människan är av naturen emot förändring och tycker generellt att det är enklare och snabbare att göra som alltid gjort. Argumentet om att det går snabbare att göra pdf:er, håller tyvärr inte om man skulle jämföra om arbetsuppgifterna genomförs av en person som är lika flink på båda. Det är bara för att man inte vet hur man ska göra som man upplever att det tar tid.

Om vi nu känner att vi måste fortsätta med våra pdf:er så måste de vara tillgängliga. När vi gör granskningar, ser vi att de sällan är det. Så oavsett så måste vi nu göra en förändring. Så istället för att nu lära en hel organisation att göra pdf:er tillgängliga, så kan vi istället lära dem att skapa innehåll som html. Förändring krävs, det är bara att göra den rätta.

Vi som kan webb måste hjälpa till och få till en förändring. Vi stöter sällan på människor som inte vill gör det bra för användare, men däremot möter vi ofta personer som inte har kunskapen om hur de ska göra. När de ber om hjälp, är det aldrig någon som har tid att hjälpa till. Det blir moment 22, som vi inte längre kan blunda för. Lagen säger det.