Teams må kalla effektivitetens system, men för många av oss innebär det också konstant hög puls, att ständigt bli avbrutna och att vi kastar oss mellan kanaler, grupper och chattar utan att egentligen få något gjort. Med dessa regler får du mer sinnesro på jobbet.
Sätt upp tydliga spelregler
Det första som krävs för att kunna arbeta är tydliga spelregler, både för hur man jobbar i Teams och vad som förväntas. Saker som behöver förtydligas är
- Var? Hur förhåller sig kanaler, team, chattar och mejl till varandra? Vad tar man i vilken kanal och var lagras vilka typer av dokument?
- När? När är det okej att chatta eller ringa sina kollegor? Får man chatta även om någon är röd eller efter arbetstid? När förväntas man svara? Är chatt bara akut eller kan man slänga ur sig saker lite när som? Är det okej att svara först nästa dag?
- Vad? Vad förväntas man läsa? Måste man läsa allt i alla kanaler, eller bara om kanalen är omnämnd, eller bara om man själv är omnämnd? Hur visar man att man har läst? Måste man svara eller reagera?
Sätt upp regler för dig själv
Det går att sitta en hel dag i Teams och hoppa mellan konversationer, kanaler och team. Men det är inte särskilt hälsosamt och inte heller så produktivt. Istället för att ständigt ha fönstret uppe, ha programmet stängt och gå bara in i det vissa tider. Eller ha det uppe, men stäng av alla notifieringar.
Gå in när du har avsatt tid för det och gör det du behöver göra. Om du har en stor organisation, och därmed många kanaler och team, prioritera vilka du behöver läsa, och vilka du struntar i.
Organisera ditt Teams
Anpassa ditt Teams så att det blir lättare att jobba i. Det första du bör göra är att stänga av alla notifieringar, så att du kan koncentrera dig på annat när du gör just annat. Det andra du kan göra är att fästa och spara inlägg så att du enklare hittar dem igen, så att jakten på det försvunna dokumentet/chatten/inlägget inte behöver ta så lång tid.
Lycka till!
Lär dig Teams med våra kurser
Grunderna i Teams
Lär dig hur du ska använda Teams för att minska stressen och bli effektivare.
Anpassa teams efter din organisation
En workshop där vi tillsammans sätter upp strukturer och regler utifrån era behov.