Ekerö kommun behövde bygga om sitt intranät, och det fort. Men de tänkte inte göra avkall på kvaliteten. De visste att ett intranät aldrig är bättre än sitt förarbete. Med behovsinventering, mål, kravspecifikation och plan blev ett effektivt webbprojekt till ett effektivt intranät.
Ekerö kommun hade ett intranät som var byggt delvis i klassisk Sharepoint och delvis ett anpassat verktyg ovanpå det. Verktyget skulle inte längre underhållas och Ekerö kommun behövde en ny lösning. De var måna om att inte bara hitta en teknisk lösning och göra en migrering utan att det skulle bli ordentligt gjort. Det innebar att man genomförde en förstudie där allt skulle med, allt från behovsinventering, strategi och mål till innehållsstruktur, förslag på lösning samt underlag för kravspecifikation.
Efter genomförd förstudie, när vi ringat in vilken typ av intranät det fanns behov av, påbörjades ett projekt för att skapa det nya intranätet. 7minds projektledare samarbetade med en intern produktägare, som var drivande i att beställa utveckling, och en intern delprojektledare som drev arbetet med innehåll och att avveckla det gamla intranätet. Parallellt med att skapa ett nytt intranät utsågs även en ny organisation med redaktörer för att producera innehåll och klargöra ansvar och befogenheter.
Så gjorde vi
- Nulägesanalys
För att förstå organisationens förutsättningar och behov genomförde vi intervjuer, enkäter och statistikanalys. Vilka kanaler används för internkommunikation och vad funkar bra respektive mindre bra? Vi gjorde en behovsinventering samt prioriterade behoven. - Effektkarta
Vi tog fram syfte, mål, användningsgrupper och dess behov samt en mätplan. Som en del i detta genomfördes möten med ansvariga och ledningen för förankring. Vi gjorde även jämförelser mot andra organisationer för inspiration. - Plattform och partners
Vi gjorde en utvärdering av olika plattformar och samarbetspartners. I utvärderingen tittade vi också på kostnader för drift och underhåll. Därefter valdes Sitevision som plattform, vilket kommunen även använder sedan tidigare för sin externwebb. - Innehållsstruktur
Vi tog fram ett förslag på innehållsstruktur som användartestades. - Kravspec och koncept
Vi gjorde en övergripande kravspec för funktion och innehåll. Däri ingick även skisser för hur intranätet skulle kunna se ut och hur startsidan kan komma att disponeras. - Planering och road map
Vi kartlade behov av nya arbetssätt och organisation och tog fram en plan för fortsatt arbete på både kort och lång sikt. På kort sikt var fokus att få till ett fungerande intranät för alla, i den nya plattformen. Därefter planerades att arbeta vidare med personalisering och förvaltningsspecifikt innehåll.
Tidsperiod: 2022
