Så mycket sparar du med klarspråk

Krångliga texter kostar. De kostar i form av förlorade besökare på webbplatsen, missförstånd som ger extra arbetstimmar och dåligt rykte. Bra texter sparar istället pengar, och kan till och med generera mer pengar.

Textarbete får sällan de resurser som krävs, vilket är synd. För det lönar sig med tydliga texter. Vanliga orsaker till att man inte får loss resurserna är ofta att det är svårt att veta vad det kommer ge. Utan konkreta siffror på vad man tjänar hamnar det på listan “vore trevligt” snarare än “måste göras nu”.

Det är synd, för det finns så mycket att spara på att satsa rejält på tydliga texter, oavsett om det är interna eller externa texter. Och det handlar inte bara om pengar, dina medarbetare kommer även spara in tid och frustration.

Klarspråk är den term som används inom forskning och offentlig sektor för tydliga och begripliga texter. Det finns många exempel, både norska och svenska, som visar hur stor skillnad klarspråk gör. (Varför tar jag upp norska exempel, undrar du? Jo, för att det forskas mycket på klarspråk i Norge.)

Verket för högskoleservice minskade sina kostnader med 20 % när de skrev om en (och endast en!) sida på deras hemsida. Genom bättre instruktioner för hur man söker utbildning minskade de belastningen på kundtjänst drastiskt.

Trafikregistret sparade 1 500 timmar, eller 10 månaders arbete per år, på att skriva om sina formulär. Därmed behövde färre kontakta kundtjänst för att få hjälp att fylla i, samtidigt som färre formulär blev felaktigt ifyllda och i behov av komplettering.

Det här är ett vanligt problem vi stöter på hos våra kunder. Ofullständiga eller felaktiga ansökningar beror oftast inte på lata eller trilskande medborgare, utan instruktioner som är obegripliga eller ofullständiga.

Riksdagsförvaltningen sparade 2,4 miljoner kronor per år, eller 7 500 timmar, på att låta de anställda gå klarspråksutbildning. Bättre texter gick fortare att läsa och medarbetarna kunde därmed förkorta tiden de lade på att läsa.

För många av oss är läsande en stor del av arbetet, och om beslut, riktlinjer och rapporter är snabblästa spar det så mycket tid för så många.

Norska motsvarigheten till Trafikstyrelsen gjorde om ett brev om bilkontroller och kunde direkt minska samtalen till kundtjänst med 40 %. En anledning var att de bytte ut den juridiska termen, periodisk kjøretøykontroll, till den term medborgarna använde, EU-kontroll.

Ett litet ord kan göra så stor skillnad. Det är lätt att fastna i interna begrepp eller juridiska termer, ord som mottagaren inte känner till och därmed inte förstår. En viktig del när vi skriver om texter är därför att se till att alla ord är begripliga för mottagarna.

Fredriksstad och Sarpsborgs kommuner hade problem med att de som sökte förskoleplats ofta ringde in efter att ha gjort ansökan. Anledningen var att de fick ett obegripligt sms som bekräftelse när de ansökte. Genom att skriva om sms:et fick de plötsligt inga frågor alls.

Lotteri- och Stiftelsetilsunet satsade på stort och gjorde om sina brev, formulär och sin webbplats. Efter ett år hade de 30 % mindre samtal till kundtjänst,vilket motsvarade 1 000 arbetstimmar färre.

Det mest otroliga exemplet är ändå Skedsmo kommun som minskade kön till äldreboende från sex månader till fem veckor. Med hjälp av kundresor upptäckte man att informationen man gick ut med inte matchade användarnas behov, vilket ledde till många missförstånd, frågor och onödig brevväxling. Med hjälp av klarspråksutbildningar och nya mallar kunde man rätta till problemen och minska tiden.

Att kombinera klarspråk med kundresor är en väl beprövad metod som brukar ge fantastiska resultat. Det är ofta där vi landar i vårt arbete med kunder. Det kanske inte är så mycket fel på den specifika texten vi fick från början i projektet. Istället upptäcker vi att formuläret i anslutning är helt omöjligt att förstå, att utskicket innan väcker massor av frågor eller att det är oklara organisatoriska processer som skapar röriga instruktioner.

Många av våra kunder har fått utmärkelser eller förbättrat sina resultat i användarundersökningar efter att vi hjälpt dem med klarspråk och innehåll. Till exempel har våra tidigare kunder Systembolaget, Sollentuna kommun, Haninge kommun, Elsäkerhetsverket och Norrtälje kommun alla fått utmärkelser från Web Service Awards i olika kategorier, efter att vi hjälpt till. Så vad väntar du på? Kom igång med klarspråksarbetet idag du med!

Behöver du fortfarande fler argument för att komma igång?
5 skäl till varför du ska skriva klarspråk