En stilguide ger ert varumärke en enad ton och stil, istället för en för varje redaktör. Ni når lättare er målgrupp, och ert varumärke skiljer ut sig mot andra varumärken. Om alla är med på riktlinjerna blir det också mindre konflikter om era texter, vilket spar både tid och pengar.
Jag har tidigare skrivit om vad det är som påverkar varumärkets ton, och hur du anpassar tonen efter olika kanaler. Nu är det dags att ta fram riktlinjer för ditt företags stil och ton. Har du ont om tid och pengar så gör du det på egen hand på så många timmar du har till förfogande. Har du gott om tid och pengar så drar du ihop till en härlig workshop där ni kan vara kreativa med post it-lappar och brainstorming.
Det finns massor av sätt att skapa en stilguide, från en sida med det absolut viktigaste till en rejäl lunta med allt man någonsin kan tänka på. Generellt så gäller dock att ju kortare, desto bättre. Ja, 140 sidor är mer heltäckande än 4, men det är få som känner att de har så gott om tid att de kan rådfråga de 140 sidorna varje gång de ska skriva en text.
Inledning
I inledningen förklarar varför ni har riktlinjer, hur det kommer förenkla skrivandet för redaktören och hur man använder dem. Syftet är att motivera skribenten till att använda riktlinjerna, och att förstå att det är viktigt. Håll dig kort.
Ert varumärke
Några meningar om ert varumärkes personlighet, till exempel att ni vill uppfattas som trendiga, ungdomliga och nytänkande, eller varma och personliga. Ge några exempelmeningar på hur en text signalerar ert varumärke, men också exempel som inte signalerar ert varumärke.
Hur får jag fram det, undrar du. Titta på de värdeord och riktlinjer för varumärket som ni har idag. Hur kan man översätta det till språket? Om ni ska vara transparenta är det viktigt att ni skriver enkelt, tydligt och begripligt. Att dölja saker genom ett språk era läsare inte förstår är inte transparens. Om ni ska vara först med det senaste ska ni använda modernt språkbruk. Se dock upp med för moderna ord, risken finns att dina läsare inte har lärt sig dem än. Ska ni vara personliga är du-tilltal ett måste.
Riktlinjer för olika situationer
Fundera på vilka situationer era texter förekommer i; vad handlar de om, vilka läser texterna och i vilka kanaler? Här gör du om era värdeord till konkreta situationer. Om ni ska ha ett modernt språkbruk, men era texter är fulla av gamla ord som erfordra och föreligga, får du skriva en regel om att man ska skriva behöver och finns istället.
Exempel på regler kan vara:
I instruktioner ska du tydligt skriva ut vem som ska göra vad. Använd moderna ord och vardaglig meningsbyggnad. En mening är bra om du skulle kunna läsa den högt direkt för kund, och det inte låter stelt eller styltigt.
Skriv inte: Uppgift ska lämnas om erhållet gåvobelopp.
Skriv: Fyll i hur mycket du har tagit emot som gåva.
För att skapa ett förtroende skriver vi tydligt och begripligt när vi förklarar vad vi gör. Undvik klyschor, modeord och ord som kan betyda vad som helst, eftersom sådant språk riskerar att väcka misstro och misstänksamhet hos läsaren.
Skriv inte: Vi säkerställer tillgång till finansiella lösningar för svensk exportnäring.
Skriv: Vi lånar ut pengar till svenska exportföretag.
Ha alltid kunden i fokus. Skriv inte om vad vi gör, utan om vad de får. Skriv inte hur våra processer går till i deras kontakt med oss, utan vad de kan väntas få av oss och vad de förväntas göra själva.
Skriv inte: Under 15 års tid har vi levererat webbplatser, vilket har lärt oss vikten av att alla uppdragsgivare får en webbplats som tillgodoser just deras behov och anpassat vårt arbetssätt så att det fungerar optimalt för alla typer av önskade projektmetodiker.
Skriv: Med oss får du en leverantör med 15 års erfarenhet. Du får en webbplats som tillgodoser just dina behov, och den utvecklas med den projektmetodik som ni vill arbeta med.
I den här delen kan du också ta upp ord som använd e–post, inte e-mail, skriv kontakta oss, inte maila oss, och andra specifika ord som det brukar finnas regler kring. Om det finns vissa fackord som ni använder kan du ta upp det här, till exempel skriv rörelsehindrad, inte handikappad.
Språkriktighet
Ta några regler för språkriktighet. Vad har skribenterna svårt för på just er arbetsplats? Är det när det ska vara stor bokstav? Hur man gör med förkortningar? Ta de viktigaste reglerna hänvisa till Svenska skrivregler, Svenska Akademiens ordlista, Språkrådets frågelåda och liknande, fullständigare skrivregelsamlingar om de vill veta mer.
För varje riktlinje, ge rikligt med exempel från er egen verksamhet. Det är svårt att omsätta regler i praktiken om man inte förstår i vilka situationer de ska användas.