En effektkarta hjälper dig att veta riktning för den tjänst eller webb som ska tas fram eller utvecklas. Den hjälper dig att ta fram syftet med tjänsten, användningsgruppen och vad som behövs göras för att användarna ska uppleva förbättringen.
Allt för många webbplatser uppnår inte det som var tänkt med lösningen. En anledning är att man inte har satt upp sina egna mål. En annan är att man inte har förstått målgruppernas behov.
Det är först när målgrupperna anser att de får ut något av lösningen som de kommer använda den. Det är också först när man vet både sina egna och målgruppernas mål och behov som det blir det tydligt vad som ska utvecklas, och hur det ska utformas. Många börjar istället med att ta fram funktioner och design, vilket leder till dyra, ineffektiva projekt som följd.
När vi driver webbprojekt föredrar vi att använda oss av en variant av effektstyrning och gör kravställningen med hjälp av effektkartläggning. Vi börjar med att ta fram vilka mål man vill uppnå, vilka målgrupper man vänder sig till och vad som är deras behov. Först därefter kan vi komma fram till vilka funktioner man behöver utveckla och hur man ska kravställa.
Att kravställa i ett webbprojekt med effektkarta kan delas in i tre steg, effektkartläggningen, prioritering och kravspecifikation.
1. Ta fram syftet med projektet
Högst upp står syftet med hela projektet. Syftet är den förändring eller förbättring du vill skapa och svarar på frågan: varför vi ska bygga denna produkt? Vilka effekter ska produkten ge när den används? Två kärnfulla meningar räcker. Vi tar ett exempel. Vi är en kommun och skriver ner följande syfte: att effektivisera kommunikationen mellan kommun och invånare för att avlasta kommunens anställda och låta kommuninvånarna få mer insyn i sina ärenden.
2. Ta fram målgrupper och bestäm vilka som är prioriterade
Efter att ha fastställt syftet så måste vi hitta våra målgrupper. Vilka är det som förväntas skapa effekterna tillsammans med produkten? Fastna inte i kön, ålder, yrken eller liknande. Om det är en webbplats eller ett IT-system du ska bygga ska du definiera målgrupperna efter deras användningsmönster, det vill säga i vilken situation kommer de använda produkten? Till vad? Hur ofta?
I vårt exempel med kommunen kommer vi fram till att vi har flera målgrupper. Vi har utföraren, den som vill kunna gå in på webben och söka sitt bygglov eller sin dagisplats. Vi har aktivitetssökaren,den som går in för att se vad som är på gång. Slutligen har vi informationssökaren, den som vill veta mer om hur det fungerar kring att bygga eget avlopp eller välja gymnasieskola.
Vi ska nu prioritera våra målgrupper. Om vårt syfte är att avlasta de anställda och ge invånarna mer makt och insyn så blir utföraren den viktigaste målgruppen. Utföraren är den som har mest kontakt med kommunen och där eventuella missförstånd tar lång tid och blir kostsamma för båda parter. Aktivitetssökaren brukar förmodligen sällan ringa och kan också hitta information i lokalbladet. Därför blir det den minst prioriterade målgruppen. Eftersom mycket information som gäller för vår kommun även finns på olika myndigheters webbplatser, till exempel hos MSB eller Socialstyrelsen så prioriterar vi även ned målgruppen informationssökaren. Vår rangordning ser alltså ut som följer:
1. Utföraren
2. Informationssökaren
3. Aktivitetssökaren
3. Ta fram användningsmålen och dess mätpunkter
Nästa steg är att ta fram användningsmålet. Vad behöver hända för att användarna ska kunna uppnå de effekter vi vill nå? Varje målgrupp kommer ha minst ett användningsmål. Utföraren kan till exempel ha målet att söka olika typer av tillstånd direkt på hemsidan.
Alla mål måste vara mätbara, så att man efteråt kan se om man har uppnått dem. Det mäts med hjälp av mätpunkter, som ska bestå av en parameter, ett mätetal och sättet att mäta. En parameter är det man mäter, till exempel om kommunikationen har underlättats. Ett mätetal kan vara antal samtal till kundtjänst och sättet att mäta kan vara ett automatiskt program eller att telefonisterna får räkna varje samtal och föra in i ett dokument.
4. Ta fram åtgärder
Nu har du kommit fram till att ta fram vad det är du ska göra egentligen. Vilka åtgärder ska du vidta för att nå användningsmålen? Om användarna behöver kunna söka tillstånd på nätet så är lämpliga åtgärder att skapa e-tjänster för de olika tillstånden, och kanske att skapa guider så att invånarna förstår hur de ska använda e-tjänsterna.
5. Prioritera åtgärderna
Vår erfarenhet säger att det är bäst att fram detta i workshops med berörda personer, men det går givetvis att göra på andra sätt. Fördelen när alla nyckelpersoner är med och tar fram dessa underlag är att jobbet blir effektivare, med högre kvalitet, nyckelpersoner involveras tidigt och viktiga frågor som kan påverka lösningen lyfts fram tidigt.
6. Kravställning
När vi vet vad det är vi ska åstadkomma och i vilken ordning kan vi påbörja kravställningen. Med så mycket förarbete kan vi göra precisa kravspecifikationer där vi lägger in
- Skisser som beskriver lösningen i sin helhet och detalj
- Förklarande texter på hur dessa delar ska fungera.
På så sätt säkerställer vi att utvecklingen är effektiv och ger oss det vi vill ha.
Resultatet av arbetet med effektkartan ska genomsyra hela projektet och även i framtida förvaltning. Den ska ses som ett styrdokument för hela projektet.
Effektkartan ger er ett gemensamt underlag för arbetet. Utifrån det är det lättare att diskutera utformning av specifika delar och tjänster, prioriteringar, förändringar under projektets gång. När alla har en tydlig bild av användarnas behov och era mål minskar risken att saker görs för att någon tycker, känner eller skriker. Effektkartan skapar också en gemensam syn på vad alla involverade kompetenser ska bidra med, såväl beställare, beslutsfattare, som IT avdelningen, utvecklare och designers.
Effektkarta för webbprojekt
Utifrån era förutsättningar tar vi tillsammans fram och förankrar en effektkarta med tydliga mål, målgrupper och åtgärder.