Hur gör man organisationen redo för ett digitalt arbetssätt?

De flesta av oss är där, vi har börjat digitalisera processer genom att införa olika sorters digitala system. Men sen inser vi att processerna inte fungerar som de har tänkt, för att medarbetarna inte arbetar digitalt runt omkring.

Vi har hjälpt många organisationer att digitalisera sitt arbetssätt och här delar vi med oss av våra bästa råd.

Se till att chefen jobbar digitalt

Chefen måste föregå med gott exempel. Så länge den sitter med papperskalendern på mötet, kallar till fysiska möten eller skriver ut alla sina dokument kommer även medarbetarna göra det.

Se till att medarbetarna förstår nyttan med systemen

Den största oviljan till att arbeta digitalt är att man inte förstår poängen. Det går ju alldeles utmärkt att skriva mötesanteckningar på papper, kopiera och lägga ut på allas skrivbord. Det går fort och det känns tryggt, för jag vet vad jag ska göra, hur jag ska göra det och jag har gjort det så ofta att det går snabbt. Men om jag ser att i till exempel i Onenote kan flera personer skriva samtidigt medan mötet pågår, så att allt är klart och tillgängligt för alla redan när mötet är slut, då kan jag var beredd på att byta. För varje system, hitta nyttan för era medarbetare. Och är det ingen nytta, då kanske ni inte ska ha det systemet.

Se till att medarbetarna kan systemen

Den näst största oviljan till att jobba digitalt är att man inte vet hur man ska göra. Vilken knapp skulle jag klicka på? Ser bara jag det här nu eller kommer hela organisationen se det? Efter att ha lagt tid på att pröva sig fram, leta efter lathundar eller fråga kollegor kanske man ger upp.  

Bristande kunskap i systemen stjäl alltså tid både hos medarbetaren själv, men också hos hens kollegor. Att se till att alla medarbetare kan hantera sina system är därför en viktig åtgärd. Se till att alla får lära sig systemen ordentligt.

Så utbildar du i digitalt arbetssätt

Det är enklare att ta till sig korta, situationsbaserade utbildningar när man behöver det, än en heldag med alla funktioner. Så istället för att ha en utbildning med allt du kan göra i word, Outlook eller Teams, gör korta kurser med teman som

  • Så samarbetar ni i ett gemensamt worddokument.
  • Så bokar du in ett möte i kalendern
  • Så genomför du ett Teamsmöte.

Kurserna får vara digitala, så att personen kan gå precis då den behöver informationen. Gärna i form av filmer som enkelt visar hur man gör. De ska också vara de är korta och informativa, så man kan gå dem precis när man behöver, och inte måste skjuta upp dem.

Denna typ av utbildningar är lättare att ta till sig än ”så här fungerar mötesfunktionen”. Digitala kurser bör kompletteras med ”öppen verkstad” där medarbetare kan få ställa personliga frågor och få handgriplig hjälp för att lära sig hantera just sin vardag.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis kan man säga att det bästa sättet att få till det digitala arbetssättet är att låta medarbetarna se nyttan med era system, och utbilda dem så att de känner sig trygga i att använda det. Dessutom måste chefer och informella ledare vara förebilder.

Få inspiration och kunskap direkt i mejlen med vårt nyhetsbrev