Lagen om digital tillgänglighet kräver att alla pdf:er publicerade efter den 23 september 2018 ska vara tillgängliga. Men hur gör man de tillgängliga, och hur gör man det på ett sätt som är rimligt i arbetsbelastning?
Det finns två sätt att göra tillgängliga pdf:er. Det ena sättet är att inte ha pdf:er alls, utan att göra om texten till html istället. Varje gång jag säger detta på utbildningar brukar det bli en storm av protester. Men tro mig, livet går inte under utan pdf:er. Det går faktiskt att ha ett väldigt bra liv och en väldigt bra webbplats utan pdf:er.
Men ibland finns inget val, man måste ha en pdf. Då gör du så här.
Tillgänglighetsanpassa din pdf
Det första man ska tänka på är att använda en layout som är tillgänglig. Det innebär bland annat att
- Ha tillräckliga kontraster i element med färg, till exempel tabeller och diagram
- Ha minst 12 punkters storlek på brödtextens typsnitt
- Ha högst 60 teckens radlängd
- Ha en innehållsförteckning
- Använd bara tabeller för tabelluppställningar, inte för formgivning av text.
Därefter ska man formatera alla element med korrekt format. Det innebär
- Rubriker ska använda programmets (Word eller Adobe) rubriksformat istället för att bara vara fetade eller ha ökad storlek
- Alla rubriker ska vara i rätt rubriksnivå, alltså från rubriksnivå 1 till 3, 4 eller hur många nivåer ni nu har. Även de små rubrikerna långt ner i hierarkin ska ha rubriksformat.
- Använd alltid format för listor, aldrig egna bindestreck eller stjärnor.
- Använd Words egna innehållsförteckning som blir klickbar och länkad.
- Formatera rubriker i tabeller som tabellrubrik.
- Lägg in en sammanfattning på tabeller och diagram
- Lägg in alt-text på bilder och diagram
Få en rimlig arbetsbelastning
Det kan kännas krångligt att göra allt detta varje gång och risken att man glömmer nåt är stor. Skapa därför färdiga wordmallar där allt redan är korrekt inställt. Då blir allt mycket enklare.
Se också till att ställa krav på resten av organisationen. Det kan inte vara webbredaktionens uppgift att tillgänglighetsanpassa alla pdf:er. Svara med vändande post att visst kan du lägga upp en pdf (om du redan har tagit fajten och det inte finns nåt val) men de får tillgänglighetsanpassa den först. Och har du tur, så blir det här ett av alla de tillfällen då saker och ting plötsligt inte alls blir så viktigt att lägga ut, när avsändaren inser att de måste göra något också 😉
Lycka till i tillgänglighetsarbetet!
Lär organisationen göra tillgängliga pdf:er
Med tydliga exempel och steg för steg-filmer lär ni er göra tillgängliga pdf:er från Word och Powerpoint. Våra webbkurser är enkla att följa och går att göra när det passar. Köp till dig själv eller till hela organisationen.