Intranät är ofta pdf-dokumentens förlovade land. Många organisationer menar att det måste vara så, men det finns egentligen ingen bra anledning. Vi berättar varför många pdf-dokument är dåligt, och varför du alltid ska skapa sidor istället för att ladda upp pdf:er på intranätet.
När vi gör undersökningar om vad anställda och medarbetare tycker om sina intranät, så får vi nästan alltid samma svar:
- Det är svårt att hitta det man söker
- Det är svårt att förstå vilken version av ett dokument som gäller, eftersom man hittar flera med samma titel
- Det är svårt att veta om dokumentet som finns är den version som gäller, eftersom den upplevs gammal.
Det kanske mest förundrande är att man fått samma svar under flera år. Det visar exempelvis den undersökning som WebServiceAward genomför varje år.
När det är dags att bygga ett nytt intranät lägger man ofta väldigt stor energi på att utveckla en riktigt bra sökmotor, som ska kunna lösa problemet med att medarbetarna inte hittar och förstår vad som är rätt information. Att lägga stort fokus på sin sökmotor är i sig helt rätt prioriterat, men löser det verkligen huvudproblemet i alla lägen?
En bra sökmotor löser bara halva problemet
Min erfarenhet är att ingen sökmotor ger ett bra sökresultat om inte innehållet är bra. En utmaning är i det flesta fall att webbsidor och dokument indexeras olika, eftersom de ofta innehåller olika typer av data. Oftast presenteras de också i en “out-of-the-box”-lösning som olika typer. Som exempel ser vi väldigt ofta en sökresultatsida där vi visar alla resultat på en flik och sedan blir det möjligt att filtrera vidare på olika dokumenttyper. Men handen på hjärtat, när bryr du dig om vilken format informationen levereras i?
När du söker efter en viss information, som till exempel representationspolicyn, är det innehållet och inte formatet som är intressant. Nästan alla användare struntar i om informationen är skriven på en webbsida, i en pdf eller en word-fil. I de intervjuer vi gjort förstår användare ofta inte skillnaden mellan sidor och dokument, och de flesta förstår inte varför man skiljer dem åt.
Varför presenteras då webbsidor åtskilda från dokument i de flesta sökmotorer? Det kan finnas många anledningar till det, men oftast beror det på att de skapas och hanteras i olika system. Du skapar webbsidor i ett CMS medan ett dokument kanske kommer från ett dokumenthanteringssystem. Om sökmotorn inte är så bra på att presentera informationen från båda systemen måste man dela upp sökresultatet.
Skapa sidor istället
Den absolut bästa lösningen på problemet är att skapa sidor med information istället för att ladda upp dokument. Det är inte svårare att skapa webbsidor än att skapa dokument, men det gör en enorm skillnad för besökaren på intranätet.
Många försöker lura i mig att det är ett redaktionellt hinder att skapa webbsidor. Men hej, det är 2022 och vi alla skapar innehållet online dagligen via sociala medier. Det är inte svårt. Dessutom har nästan alla CMS idag någon form av integration för att skapa sidor direkt från exempelvis Word.
Det finns framförallt fyra stora fördelar för användaren:
1. Allt innehåll presenteras på samma sätt
Allt man behöver för att ta till sig information är en webbläsare. Inga program eller appar behövs för att kunna läsa innehållet.
2. Webbsidor är (normalt) responsiva och anpassar sig för olika enheter
Detta ger en liknande upplevelse av innehållet oavsett vilken enhet medarbetarna använder. Att läsa pdf:er i mobilen är verkligen döden.
3. Versionshantering finns inbyggd i alla CMS
Vi behöver inte vara oroliga för att flera versioner av samma information finns på intranätet. En sida är en sida och den har flera versioner. Det finns ingen risk att vi laddar upp ännu ett dokument med ett annat namn så vi får dubbletter.
4. Sökmotorn kan leverera ett bättre resultat
Detta beror på att allt innehåll hanteras lika, vilket i sin tur göra att medarbetarna hittar bättre.
Detta berör ju självklart inte ett arbetsdokument där man exempelvis jobbar tillsammans med en budget i en Excel-fil. Men när budgeten är klar och beslutad och ska delas med många andra, så gör den sig väldigt mycket bättre som en sida istället för en pdf.