Med kontor i Stockholm och Östersund men inget intranät fanns ett stort behov av en lösning för digitalt samarbete. Med ett nytt intranät och förbättrat arbete i Teams blev samarbetet smidigare.
Trafikanalys är en relativt liten myndighet med ca 30 anställda, som håller till på två olika kontor. Ett i Stockholm och ett i Östersund. De har därför alltid haft stort behov av digitala lösningar i sitt interna arbete och kommunikation. Myndigheten saknade ett intranät, så nästan all internkommunikation hanteras via e-post, vilket inte blev så praktiskt.
Man var överens om att man behövde ett intranät. Men vad ville man egentligen uppnå med intranätet och vad skulle det då innehålla. 7minds genomförde en förstudie för att i slutändan ta fram ett förslag för framtida digitala arbetsplats.
Det här gjorde vi
-
Effektkartläggning för intranät och digital arbetsplats
7minds startade arbetet med en förstudie med en effektkartläggning för att tydliggöra verksamhetens mål och användarnas behov. Förstudien genomfördes genom ett par workshops för att säkerställa ambition och möjlighet att förvalta ett intranät. Vi fortsatte med intervjuer med användare och satte samman allt i en effektkarta.
-
Uppsättning av Modern Sharepoint
Eftersom organisationen hade Microsoft 365 och i vissa fall börjat använda SharePoint webbplatser för att dela dokument, var det ett naturligt steg att skapa intranätet i en kommunikationsplattform i Modern SharePoint. 7minds genomförde uppsättningen och anpassade design och formspråk enligt Trafikanalys grafiska riktlinjer. 7minds genomförde en card sorting tillsammans med anställda för innehållsstruktur som vi satte upp i sajten.
-
Utbildning av redaktörer i Modern Sharepoint
I en liten myndighet finns behov av att flera kan utföra samma typ av arbetsuppgifter. Stabsfunktioner har generellt stort behov av att nå ut till alla medarbetare. 7minds genomförde utbildning i Modern Sharepoint och de mallar som vi tagit fram. Efter det byggde kundens egna personal upp allt innehåll på intranätet.
-
Utbildning i Teams för alla medarbetare
I samband med lansering av det nya intranät gick myndigheten över till att samarbeta mer Teams, istället för att dela dokument på gemensam filserver. I samband genomförde 7minds utbildningar för alla anställda där de fick en djupdykning i kanaler, chattar, dokument och videomöten.
Projektdetaljer
Tidsperiod: Januari 2020 – Oktober 2020
