Östersund kommun integrerade Office 365 med intranätet

Östersunds kommun ville förenkla och effektivisera för sina medarbetare. Lösningen blev ett intranät som nav för det digitala arbetet.

Östersunds kommun intranät hade växt ur kostymen. Det fanns flera versioner av riktlinjer och andra dokument, där en del var direkt felaktiga att följa. Samma information fanns på flera sidor, samtidigt som medarbetarna upplevde det svårt att hitta det de letade efter. Något behövde göras.

Samtidigt som intranätet behövde göras om behövde steget tas till ett digitaliserat arbetssätt. Kommunen var stor, medarbetarna satt på många olika ställen och fysiska möten bidrog till stress och kostnader. Det bestämdes att utreda hur intranät och ett digitalt arbetssätt kunder förenas.

Vi genomförde en gedigen undersökning med ett hundratal intervjuer för att komma till botten till vilka problem som fanns och vad som behövde göras för att alla skulle kunna jobba effektivt digitalt. Därefter gjorde vi en detaljerad åtgärdsplan. Åtgärdsplanen sträckte sig från att förbättra uppkopplingen i vissa byggnader till hur man jobbar i Teams, Sharepoint, Stream och Outlook, till hur olika sidor på intranätet skulle se ut.

Så gjorde vi

  • Effektkartläggning
    Vi genomförde intervjuer och workshops med anställda och beslutsfattare från hela organisationen för att få fram mål och behov.
  • Struktur och system
    Utifrån effektkartan tog vi fram ett förslag på hur man skulle kunna göra intranätet, med struktur och integreringar med andra system.
  • Skisser
    Utifrån vad som skulle finnas med på olika delar av webben tog vi fram skisser på olika sidtyper och innehåll
  • Riktlinjer för digital arbetsplats
    Vi tog fram riktlinjer för ett effektivt arbete i en digital arbetsplats, till exempel hur man använder Teams effektivast, hur dokument delas och lagras, hur digitala kalendrar används osv.
  • Handlingsplan
    Vi överlämnade en prioriterad handlingsplan för att komma igång med ett digitalt arbetssätt. Där fanns förslag på åtgärder, allt från att alla medarbetare behövde mobiltelefoner med surf, till att alla måste använda sin digitala kalender, till att specifika byggnader behövde bättre internetuppkoppling.

Tidsperiod: 2018