Medarbetarna behövde ett bättre verktyg för samarbete, och verksamheten behövde bättre styrning av vilket verktyg medarbetarna samarbetade i. Genom en tydlig strategi, förändringsledning och ett gediget utbildningskoncept fick medarbetarna en smidig övergång till Teams.
Folke Bernadotteakademin (FBA) lanserade i början av 2021 ett nytt intranät, där 7minds varit med och tagit fram effektmål och koncept för en bra helhet. Att användarna hade ett tydligt behov av bättre samarbetsverktyg, visades redan i förstudien. I organisationen fanns redan en mängd olika verktyg för samarbeten som startas i olika initiativ för att lösa ett behov. Organisationen som helhet ville ha en bättre styrning av vilka verktyg som användes till vad men var inte redo att ta steget in i en molntjänst, utan att först göra ett arbete med informationssäkerheten. I början av sommaren togs beslut om att införa en hybridlösning med Microsoft 365.
Ett av målen med att ha ett och samma verktyg för samarbeten där dokument ofta är en central del, var att minska antal mejl med bifogade filer och samtidigt minska antal versioner av dokument på gemensam filarea. Ett arbetssätt som ofta ställer till det för den enskilde medarbetaren eftersom det lätt blir rörigt och tidskrävande. Ett annat mål var ju att minska antal olika system som löser samma behov, för att få en bättre överblick över kostnader och strukturerad förvaltning.
Det här gjorde vi
-
Kanalstrategi och struktur i Teams
De som arbetar på FBA samarbetar på väldigt många olika sätt. Ibland är det interna samarbeten och ibland är de externa, med mängder av externa parter. Ofta i länder som kanske inte alltid har samma tekniska förutsättningar som vi. För att reda ut organisationens olika typer av samarbeten, genomfördes workshops och intervjuer med flera olika delar. Detta resulterade i en kanalstrategi för det interna samarbetet och struktur i Teams för att skapa förutsättningar för samarbeten och kunskapsdelning internt.
-
Förändringsledning
Att få människor att göra en sak på ett annat sätt är alltid en utmaning oavsett vad det är som ska ändras. Hos vissa individer finns stora drivkrafter att ändra, medan andra är ganska nöjda med hur det är. Projektet valde tidigt ett agilt arbetssätt och att långsamt testa de olika teorier som kommit fram. Vi starta ett antal pilotgrupper som tidigt fick kom in och lära sig verktyg och nya arbetssätt. 7minds stöttade dessa grupper i att anamma tekniken och visa dem alternativa vägar till samma resultat.
-
Utbildningar och workshops
Införandet av Teams genomfördes under pandemin, men det minskade inte behovet av ny kunskap. Många nya verktyg i Microsoft 365 introducerades parallellt med en i vanligt hektisk vardag. 7minds jobbade för ett helhetskoncept runt kunskapsinhämtning där medarbetarna erbjöds kortare guider/instruktionsfilmer, digitala föreläsningar, digitala öppet hus och frågestunder och individuell coaching. Allt för att var och en skulle hitta sin väg till ny kunskap. Tydligt fokus var på Teams, där dokument, video och projekthantering har varit i fokus.
Projektdetaljer
Tidsperiod: Augusti 2021 – December 2022
