Långa meningar gör det svårt för läsaren att hänga med och ökar risken att de tappar bort sig eller inte förstår. Lär dig knepen när det gäller att välja ord och bygga meningar som gör meningen kort och läsbar.
Använd ord din mottagare förstår
En stor del i att skriva tydliga meningar är att använda ord som din mottagare förstår. Det är kanske inte så oväntat, men forskning visar att vi förstår de ord vi själva använder så du behöver skriva de ord som din målgrupp använder när de pratar och skriver.
Undvik därför ålderdomliga ord eller ovanliga ord som erinran, bifallas eller ehuru. Sannolikheten att din mottagare använder dem är mindre än för vanliga ord. Om du behöver använda facktermer som din målgrupp inte använder – förklara dem.
Undvik påhängningar på ord som gör ordet längre. Inom språkvetenskapen kallas detta skrytfenor – eftersom de används för att få ord, eller den som använder ordet, att låta smartare eller finare. Några exempel:
- Utveckling är i sig en process, men får påhänget utvecklingsprocess.
- En kris är per definition en situation – men får heta krissituation.
- Problem får heta problematik.
Undvik långa ord och sammansättningar. Avfallshanteringssystem är svårt för ögat och hjärnan att ta sig igenom och har man dyslexi kan det bli helt omöjligt. System för att hantera avfall är mycket enklare för ögat och hjärnan att förstå.
Minska risken för missförstånd
Abstrakta ord ökar risken för missförstånd. Abstrakta ord kan, men måste inte, betyda lite vad som helst. Motsatsen till abstrakt ord är konkreta ord, som stol.
Läser 10 personer ordet stol kommer de förmodligen se olika sorters stolar framför sig, men alla kommer se någon sorts sittmöbel.
Vi kan så klart inte bara prata om saker som går att ta på – det därför behöver vi abstrakta ord. När det är ord som används ofta – skapar vi en gemensam bild av vad det ordet innebär. Läser tio personer ordet kärlek kommer alla förstå och se nånting liknande framför sig – även om någon tänker på kärleken till ett barn, någon till en vän och någon på destruktiv kärlek.
Det svåra är när vi börjar skapa våra egna abstrakta ord, eller använder abstrakta ord som bara vi använder inom en liten grupp. Vår läsare får då gissa sig till vad det betyder och då kan det bli väldigt stor skillnad på vad man läser in. Det är svårt att veta vilken förmåga som ska utvecklas och hur när man läser förmågeutveckling, eller vad som är infrastruktur för innovation.
När man pratar om stora frågor, som samhälle, försvar, och politik, kan det vara svårt att alltid använda konkreta ord. Man behöver ofta använda överordnade, abstrakta ord. Då behöver man exemplifiera vad det är man menar, så mottagaren förstår.
Man kan till exempel skriva Infrastruktur för innovation, till exempel universitet, företag och samarbeten mellan dessa.
Välj den kortare formen
Många saker går att uttrycka både på ett långt och ett kort sätt. Vi kan prata om att kartlägga eller genomföra en kartläggning, vara i behov av, eller behöva, avlägga besök hos eller besöka. Välj den korta formen. Då blir meningen både kortare och enklare att läsa. Jämför skillnaden på nedan meningar.
- Projektgruppen ska kartlägga behovet
- Projektgruppen ska genomföra en kartläggning av behovet.
Skriv ut vem som ska göra vad
Var tydlig med vem som ska göra vad. Det finns många sätt att skriva på där det inte framgår. Det gör texten otydlig och missförstånd kan uppstå.
- Skriv: Du måste komplettera din ansökan för att vi ska kunna handlägga ditt ärende.
- Skriv inte: komplettera ansökan för vidare handläggning
- Skriv inte: ansökan måste kompletteras för vidare handläggning
- Skriv inte: komplettering av ansökan för vidare handläggning
Undvik att stapla liknande ord
Många gånger lägger vi in extra ord för att beskriva samma sak. Genom att ta bort de orden blir meningen både kortare och tydligare.
Vi ska identifiera vilka områden och aspekter av processen som behöver utvärderas och analyseras
Vi ska identifiera vilka områden i processen som behöver utvärderas.
Man kan argumentera för att nån nyans går förlorad, men språk är subjektivt. Om 10 olika personer får definiera skillnaden på utvärdera och analysera kommer du få 10 olika, men liknande, svar.
Vi kan sällan kommunicera exakta nyanser och det är ytterst sällan vi behöver göra det. Undantaget är forskning, där man ofta ägnar flera sidor åt att definiera exakta nyansen av varje ord som används. Så när du skriver annat än forskningsrapporter, välj ett ord och använd bara det.
Behöver ni mer klarspråk?
Våra examinerade språkkonsulter gör klarspråk även av de krångligaste texterna. Granskning, textproduktion eller utbildning, allt efter era behov.