Så lyckades Vinnova med klarspråksarbetet

Myndigheten Vinnova har lyckats vända långa, byråkratiska texter och motstånd mot klarspråk i organisationen till tydliga texter och en gemensam känsla av att klarspråk är viktigt.

Användarundersökningar visade att Vinnovas texter var för krångliga för mottagarna. Texterna var byråkratiska med långa meningar och många ord från forskarvärlden och EU-byråkratin. En stor och viktig målgrupp är små och medelstora företag, vilka inte alltid är insatta i sådant språk.

Texterna var även för långa. Så långa att mottagarna blev osäkra på vad som var viktigt och vad budskapet egentligen var. Detta ledde till många missförstånd, och stora kostnader för Vinnova. Det hände att handläggare fick in 300 samtal med frågor om samma text.

Det fanns en tradition av att man behövde skriva på ett visst sätt för att verka trovärdiga, och att de krångliga orden var de enda orden som exakt betydde vad de menade. Varje försök att skriva om skulle förenkla och vattna ur budskapet.

Vinnova bestämde sig för att göra ett genomgripande projekt för att möta sina mottagares behov. De förstod att alla gjorde så bra de kunde utifrån sina förutsättningar. För att få till en förändring behövde de därför ändra förutsättningarna.

De började med användarundersökningar för att förstå var problemen uppstod och varför. Två av de saker de valde att fokusera på var den så kallade utlysningstexten och webbplatsen.

Vinnova finansierar innovationsprojekt genom så kallade utlysningar, en möjlighet att söka pengar. Varje utlysning har en utlysningstext som förklarar vad man kan söka pengar för och vilka villkor som gäller. Texten hämtar man på webbplatsens sida för respektive utlysning.

Användarundersökningarna visade att texterna om utlysningarna var för långa, för byråkratiska och innehöll för mycket irrelevanta fakta. På webbplatsen där man kunde ladda ner dokumenten fanns däremot för lite fakta. Användarna hade svårt att veta om det var värt att läsa utlysningstexten – uppfyller jag kriterierna för att få finansiering eller inte?

Därför beslutade Vinnova att gå vidare på två sätt: korta utlysningstexter och fylligare webbsidor. Varje webbsida skulle vara en brygga in till utlysningstexten

I ett första skede valde man att satsa på webbplatsen, eftersom den är det första mottagarna möter. Med en bra sida för utlysningen blir det lättare att förstå utlysningstexten.

Alla webbredaktörer fick gå en utbildning i klarspråk. Vinnova tog även in språkkonsulter som fick skriva texterna på utlysningssidorna och skapa mallar för de andra webbredaktörerna. Dessa språkkonsulter fanns sedan på plats i verksamheten för webbredaktörerna att bolla tankar och problem med.

I ett andra skede gick man vidare med själva utlysningstexten och de sakägare som stod bakom utlysningstexterna. Precis som i allt förändringsarbete tyckte inte alla att det nya sättet var bättre och det behövdes ett gediget förankringsarbete.

Alla sakkunniga bjöds därför in till klarspråksutbildningar. Målet med utbildningarna har inte varit att de ska bli perfekta skribenter, utan att de ska förstå varför det uppstår problem, och varför klarspråk hjälper. Gemensamma diskussioner och övningar har skapat en samsyn om att vissa ord inte alls är så enkla och tydliga som man kanske trodde, och att klarspråk inte måste innebära en förenkling.

Man har också tagit fram en ny mall för utlysningstexterna. Den har tydligare rubriker och disposition, med förklaring på vad som ska vara med och på vilket sätt. Mottagare fick tycka till om disposition och innehåll, medan språkkonsulter fick lägga in skrivtips för varje del.

Som en tredje del i klarspråksarbetet har Vinnova valt att utbilda externa partners. Det är någonting helt unikt för Vinnova, men något väldigt klokt. Många texter kommer inte från Vinnova från början, och anställda på Vinnova har då begränsade möjligheter att påverka texten. Genom att utbilda dem som är ansvariga för innehållet i texten skapas en förståelse för klarspråksarbetet även där.

Numera går textarbetet snabbare, samarbetet mellan sakkunniga och skribenter är bättre och språket är tydligare. Användarundersökningar visar att det är lättare att förstå utlysningstexterna och webbsidorna för utlysningarna.

Genom att göra ett grundligt förarbete, ta hjälp av externa språkexperter och förankra klarspråksarbetet i alla delar av organisationen har Vinnova lyckats med sin klarspråkssatsning.

Spana in resultatet på www.vinnova.se.