Så lyckas ni med Teams

Att börja använda Microsoft Teams och lagra dokument i molnet kan bidra till nya möjligheter till ett flexiblare arbete. Men det gäller som alltid att fundera igenom några saker innan för att lyckas med införandet. Vi delar med oss av våra erfarenheter efter att ha gjort resan med många organisationer.

För att lyckas är det fem saker du bör börja med, innan du inför Teams.

Tyvärr är det lite för ofta som man öppnar upp möjligheterna för att använda Teams, utan någon specifik strategi eller tanke med vad man ska använda det till. Det är i sig inte så konstigt, det finns en massa bra funktioner att använda, man kan chatta, ha videomöten, dela dokument osv. Vem vill inte ha allt det där?

Problemet som uppkommer att dessa funktioner har de flesta haft i andra verktyg i flera år, så varför är Teams lösningen på något som vi redan har? Många gånger drivs det av att man från IT-håll ser det som en effektiv lösning som hänger ihop med det som man redan har i Office 365. Man kan spara pengar på licenser och andra effektivitetsvinster. Det är bra, men det räcker för att man ska komma hela vägen?

Man behöver fundera på vilket eller vilka problem som Teams ska lösa innan man säger till människor att börja använda det.  Ska vi använda det för hantering av dokument i projekt eller är det alla dokument som vi lagrar i vår organisation? Är det kanske att komma bort från att skicka e-post och kommunicera internt med Teams istället? Är det kanske att öka upp möjligheten att jobba på distans eller med externa parter. Det kanske är alla dessa saker. Oavsett vad det är, behövs en tydlig målbild för varför och hur man ska arbeta med Teams.

Resan till ett lyckat införande skiljer sig väldigt mycket om man bara ska använda chatten eller om man ska använda allt. Det största felet som nästan alla gör, är att tillhandahålla alla verktyg och sedan hoppas på att alla kommer att använda allt. Tyvärr kommer det inte att hända. Vi alla behöver förstå nyttan med att göra på ett visst sätt och de flesta behöver vägledning för att hitta dit. I praktiken behöver vi jobba med våra arbetssätt och får lära oss att jobba på annorlunda.

Grunden i strategin, om hur man ska använda Teams, handlar mycket om hur man definierar ett team och en kanal. Det finns inget rätt eller fel, för det beror helt och hållet på hur man arbetar. Ett team kan vara en arbetsgrupp som dagligen arbetar med varandra, såsom en enhet eller avdelning. Det kan vara ett projekt som är tillfälligt ihopsatt av interna och externa personer, eller varför inte en intressegrupp, där man kan ha både professionella eller privata gemensamma intressen.

En kanal är en del av ett team. Om teamet är avdelningen, kan kanalerna vara olika grupperingar inom avdelningen. Om det är ett projekt kan det vara olika ämnen inom projektet osv. Vi har exempelvis en kanal som heter 7Foods, för alla som vill dela recept och andra tips runt matlagning.

Som medlem är man med i ett team och har då automatiskt rätt till kanalen Allmänt som alltid skapas. När man skapar nya kanaler blir alla medlemmar i kanalen om man inte väljer att begränsa det till en liten grupp. Som invid kan jag bestämma att jag bara vill följa en eller fåtal kanaler och få notiser från dessa. Jag kan också dölja dem som jag inte är intresserad av. Kanal är den plats där ni håller möten, chattar och har en gemensam yta för lagring av dokument.

Här går vi igenom team kontra kanaler, lite mer i detalj.

Det som är centralt vid införandet är bestämma er för vad ett team är för er. När vi kommit fram till vad ett team är för är det dags att ta fram ett regelverk för hur det praktiskt ska fungera.

Den största utmaningen att gå från ett arbetssätt till ett annat är att få människor att göra på det nya sättet. Om man bestämmer att Teams ska användas för att lagra dokument och kommunicera, behöver man sluta med göra som man gjorde tidigare. Om man inte är tydlig med vad man inte ska göra längre, innebär det att det nya verktyget bara blir en börda. Det blir bara ett nytt verktyg som läggs på allt som man redan gör. De flesta av oss behöver inte fler kanaler att kommunicera i.

Om ni ska använda Teams för att lagra dokument, behövs en instruktion om vart man ska lagra och vart man inte ska lagra olika typer. Man kanske ersätter sin H: med OneDrive, eller kanske en Dropbox till ett Team. Eller en Slack-chatt till ett Team. Den centrala är att man slutar med något, när man börjar med något nytt och att alla vet om det.

Ska Teams använda för konversation, behöver vi regelverk för hur det ska gå till. När vi bjuder vi in till en gruppchatt? Vilka förväntningar finns på de som ingår i chatten? Vad innebär det att man inte ”säger” något, håller man med då? Vad innebär det att tagga någon i en kanal? Har man förväntningar på denna person i så fall?

Ska vi ha fler videomöten, vad innebär det i så fall? Hur involverar vi de som inte är i samma rum? När pratar man och när pratar man inte? Har vi tekniska förutsättningarna för att alla ska höras, synas osv. Ska vi kanske alla sitta i var sitt rum, när det är videomöten?

Det finns mängder med frågor att reda ut och hur man gör det beror mycket på organisationens vilja och ambition med att jobba på ett annat sätt. Man brukar säga att något nytt behöver sägas sju gånger för att alla ska ha förstått, så det krävs en hel del kommunikation för att nå fram. Underskatta inte detta!

Allt för många hoppar över momenten att utbilda medarbetare i att använda nya verktyg. Man tänker att det är inte så svårt, så det behövs inte. Det kan man ha helt rätt i. Om människor hade tid, lust och incitament att använda det nya verktyget så skulle de lärt sig, helt på egen hand, för mer komplicerat är det inte.

Tyvärr ser inte verkligheten alltid ut så. De flesta har arbetsuppgifter upp över öronen och känner att de inte har tid att sätta sig att lära sig på egen hand. De måste finnas tydliga incitament. Det behövs både morot och piska. En sådan kan vara att man inte längre kan lagra filer H: och eftersom man vill lagra filer, så tar man till sig det nya. Men de flesta behöver hjälp och oftast krävs tyvärr mer piska än något annat för att lyckas. Men det finns massor med kul grejer att göra med tävlingar och annat för att allt även ska blir lustfyllt.

Många fastnar vid, att man tycker att utbildning måste ske i klassrum, med många personer samtidigt. Det blir praktiskt svårt att få till och upplevs dyrt. Det finns mängder med sätt att lära sig på, som gör att varje individ kan hitta sin väg och utvecklas i sin takt.

Vi förordar en modell där man först går ett antal webbkurser för att lära sig själva verktyget. Det finns gratisvarianter på nätet och sådana som är lite mer paketerade som man betalar en mindre summa för. Detta för att var och ska kunna lära sig grunderna i att klicka på rätt knapp när man ska göra ett visst moment. Detta följer man upp med anpassade webbkurser eller med en gemensam workshop där man går igenom det arbetssätt som organisationen har bestämt sig för. Detta kan följas upp med att ha en coach på plats, där var och en kan ta sina egna funderingar en till en.