Så håller du workshops på distans

Att arbeta hemifrån har aldrig känts lägligare, men det kan kännas svårt när man kommer till workshops. Här ger vi våra bästa tips på vägen för att du och din organisation ska lyckas i ert nya, digitala liv.  

Vi på 7minds har ofta både kollegor, kunder och kursdeltagare utspridda på olika platser. Det gör att vi ofta arbetar med digitala workshops, så alla kan delta aktivt vare sig man sitter på olika kontor eller arbetar hemifrån. På vägen har vi lärt oss en hel del, som vi nu vill dela med oss av.  

A och O med workshops på distans är förberedelser, precis som vid fysiska workshops. Se till att alla deltagare vet vad syftet med workshopen är och vad som förväntas av dem.  

Testkör allt i god tid innan ni startar workshopen. Se till att all teknik fungerar. Har alla åtkomst till allt? Vet alla deltagare vilken utrustning de behöver? Planera för lite tid i början så att alla kan förstå hur de slår på och av mikrofonen, få igång kameran, hitta till chatten osv.  

När man genomför digitala workshops är det viktigt att aktivera deltagarna och se till att alla får möjlighet att bidra. På 7minds använder vi oss också ofta av Mentimeter. Med Mentimeter kan man bland annat ställa frågor eller skapa omröstningar i realtid. Du ställer din fråga, deltagarna svarar i mobilen eller på datorn och alla ser svaren direkt som diagram, ordmoln, kommentarer eller vad du nu vill ha. Svaren brukar vi sedan utgå ifrån och diskutera vidare.  

Detta är ett bra sätt att göra workshopen mer inkluderande. Det är svårare att få igång diskussion i digitala möten, och det är svårare att ta ordet som deltagare när man inte ser allas ansikten samtidigt. Med Mentimeter eller liknande verktyg kan man engagera och skapa en miljö där alla kan göra sin röst hörd.  

Det är så lätt hänt att efter en fantastisk workshop så kommer man på att man ska dokumentera allt, och då blir det ett foto på whiteboarden med de färgglada lapparna. Och sen inte så mycket mer. 

Det finns massor av kreativa sätt att jobba med digital dokumentation, men i början vill man kanske hellre ha det enkelt än kreativt. Huvudsaken är att man hittar en metod. När en workshop är avslutad ska materialet finnas tillgängligt vilket gör det enklare att referera till i framtiden, det är även möjligt att spara ner resultatet direkt på datorn.  

När vi samarbetar digitalt arbetar vi i hög grad med Microsoft Teams där det finns funktioner för mötesdokumentation i själva mötet. Man kan spela in mötet, eller så kan man göra anteckningar i funktionen Mötesanteckningar. Alla skriver i samma dokument, vilket gör det enkelt att dela upp ansvaret att vara sekreterare. På så sätt kan alla delta aktivt i mötet, så att inte en sitter upptagen med att skriva och inte hinner bidra själv.  

Eller så kan man vara mer kreativ och använda Microsoft whiteboard. Detta är en digital whiteboard där alla deltagare kan rita direkt på samma whiteboard, fast från varsin dator.  

Vi på 7minds tror att med rätt teknik och rätt kunskap så finns det ingenting som hindrar oss från att skapa effektivt samarbete oavsett plats.  

Vår erfarenhet är att en workshop på distans fungerar lika bra som en vanlig workshop. Det är faktiskt inte så svårt som man kan tro! Tekniken ger idag stora möjligheter och digitala workshops spar tid, pengar och är snälla mot miljön. För att inte tala om hur mycket mer medarbetare kommer trivas när de inte behöver resa fram och tillbaka. 

Lycka till med ert kommande arbete! Kontakta gärna oss om du vill lära dig mer om digitala workshops.