Så håller du möten på distans

Det går att ha supersmidiga och givande möten på distans, bara man har koll på grunderna. Här kommer våra 5 bästa tips.

Vi på 7minds har nästan alla våra möten på distans, eftersom vi ofta sitter utspridda. Och det går faktiskt precis lika bra, om inte bättre, än när vi hade fysiska möten. Men det kräver att man tänker på vissa saker.

Kamera på

Ja, jag vet att webbkameran inte framhäver dina perfekta vinklar. Oftast får man både några extra dubbelhakor och rynkor. Och är kameran på så syns det ju att du gör annat samtidigt. Men det betyder sååå mycket att ha kameran på, särskilt om ni är flera. Människan är ändå en social varelse och den största delen av vår kommunikation sker utan ord.

Att ha ett möte utan kamera är svårt. Det är svårt att se vem som är på väg att börja prata, så det blir lätt att folk pratar i mun på varandra. Det är också svårt att se responsen, så man kanske fortsätter prata för att övertyga, när alla redan är med på tåget. Eller så går man vidare, fastän de andra har frågor och inte alls är med.

Är du ändå orolig för kameran finns några tips:

  • Höj upp datorn om du använder kameran på din bärbara dator. Jag brukar ställa min dator på en trave böcker.
  • Kolla om ditt program har någon funktion för att blurra bakgrunden, eller byta ut den till en bild. Finns bland annat i Teams och Zoom.
  • Överkurs för den fåfänge är att försök hitta en plats i hemmet där ljuset faller bra. Även om du inte är fåfäng kan du i alla fall hitta en plats där ljuset inte kommer rakt bakifrån. Det är svårt att läsa ansiktsuttryck på en svart siluett.

Säg vem du vänder dig till

Även om du har kameran på kan du inte titta eller vända dig mot den du pratar, så som vi gör i ett fysiskt möte. Säg vem du vänder dig till så blir det lättare.

Skaffa bra ljud

Bra ljud är a och o. Se till att sitta i en tyst miljö. Svårt om barnen är hemma, men kanske kan du stänga en dörr eller muta dem med favoritprogrammet på tv? Att använda headset kan hjälpa.

Dela skärm

Det blir mycket enklare om alla ser exakt samma sak samtidigt istället för att titta var och en på eget håll. Tänk bara på att stänga ner det du inte vill visa innan du börjar dela skärm. Beroende på system kan man ibland visa allt man har uppe, eller alla flikar som är öppna.

Tänk också på att om du delar skärm och ska skriva in något i din webbläsare så kommer webbhistorik och bokmärken upp. För de flesta är detta inte något problem, men det kan vara värt att tänka på. Jag gjorde en gång ett jobb där jag skulle skriva om prostitution och kvinnomisshandel. För att slippa situationer där alla mötesdeltagare sitter och funderar på om jag blir slagen hemma rensade jag webbhistoriken innan nästa möte 😉

När det är många

Ju fler deltagare det är, desto svårare känns det för deltagarna att våga säga något. Om det är svårt att räcka upp handen och fråga när det är 40 pers i rummet är det inget mot att prata rakt ut i cyberspace när 40 pers lyssnar.

Däremot har folk inget emot att skriva i chattfönstret. Så vi brukar kombinera dels chattfunktionen, dels ha regelrätta upprop. Att då och då stanna upp och fråga om alla är med, om de har frågor osv. Är det lite färre kan man ropa upp dem en och en: Hilda, är du med eller har du frågor? Sorian, är allt glasklart eller undrar du något?

Vi hoppas att du och din verksamhet med de här tipsen kommer igång ordentligt med digitala möten. Kanske uppskattar ni det så mycket, så att ni fortsätter med det, även när vi alla får gå tillbaka till kontoret.