Känner du dig förvirrad över hur du arbetar med grupper och kanaler i Teams? Lugn, vi hjälper dig på vägen.
Skillnaden mellan grupper och kanaler
En grupp är en större enhet som byggs upp av flera kanaler. Skapa grupper för de stora, övergripande enheterna, till exempel avdelningar eller stora projekt. Skapa sedan kanaler för de behov av samarbeten som finns, till exempel webbredaktionen, handläggare på avdelningen eller delprojekt. Glöm inte en social tråd där man kan dela relevanta nyhetsklipp, säga att först på jobbet imorgon bitti behöver köpa mjölk osv.
Hantera grupper i Teams
För att det inte ska bli hur många grupper som helst bör det finnas tydliga riktlinjer för när man får skapa grupper och vilket ansvar gruppadministratören har. Det bör finnas svar på frågor som
- Vem får skapa grupper?
- Hur länge ska gruppen existera?
- Vad gör man när gruppen är inaktuell?
- Vem har ansvar för att se till att gruppen är aktuell, och hantera den när den är inaktuell.
Använda chatten i Teams
Chatten ska användas för snabba avstämningar eller korta frågor med en till många eller en till en. Då chatten inte är så överskådlig är det inte rätt plats att dela viktig information som ska vara bestående. Beroende på typ av information, försök lägga ut den i Planner eller To do (när man vill dela ut uppgifter), Teams mötesfunktion eller kalenderhändelse (för möten och liknande) eller filer (statisk information eller dokument att arbeta gemensamt med).
För information som ska ut till många med längre hållbarhet, använd en grupp och en kanal under gruppen istället.
Så arbetar du med filer i Teams
De filer som man arbetar tillsammans med i grupperna ska finnas i grupperna under fliken filer. Delar man i gruppchatten hamnar de automatiskt där, men osorterat. Skapa först en logisk mappstruktur, lägg in filerna och dela dem i chatten som sista steg.
Ha koll på hur ni skriver
För att göra informationen överskådlig bör varje avdelning ta fram regler för hur man skriver, till exempel för hur man markerar vad som ska åtgärdas och vad som är för kännedom. Man bör också använda rubriker, så att man kan navigera i flödet. Det är också viktigt att lära ut att man svarar i respektive tråd, och inte rakt ut i gruppchatten, så att det går lätt att följa konversationer. Slutligen bör man ta fram regler för när och hur man svarar och omnämner kollegor.
Lär dig Teams med våra kurser
Grunderna i Teams
Lär dig hur du ska använda Teams för att minska stressen och bli effektivare.
Anpassa teams efter din organisation
En workshop där vi tillsammans sätter upp strukturer och regler utifrån era behov.