Hur ska vi använda team och kanaler i Teams?

Om det är någon applikation som skapar förvirring i sin namngivning så är det Teams där nästa samma ord används för olika saker. Ett team i Teams, vad betyder egentligen det? Vad är en kanal i ett team? Rinner det vatten där?

Vad är ett team?

Ett team är en grupp av personer som antingen ingår i den
egna organisationen eller som är externa. I ett team sker egentligen inget
arbete, utan det utförs i det kanaler som finns i teamet.

Vad är en kanal?

I varje Team finns automatiskt en kanal som heter Allmänt. Varje
team kan sedan byggas ut med fler kanaler. En kanal blir automatiskt
tillgänglig för alla i teamet, men det är möjligt att enbart bjuda in vissa
medlemmar i gruppen till en kanal. Det är däremot inte möjligt att bjuda in en person som inte är medlem i gruppen till en kanal. Det är i själva kanalen som all konversation och arbete sker.

Vilka team och kanaler ska vi ha?

Som du säkert förstå finns det ingen universallösning som fungerar på alla företag och organisationer. Det skiljer sig enormt mycket om man är 30 personer eller 3000, det säger sig självt. Det beror också väldigt mycket på hur man vill använda Teams som applikation. Men finns det inget man kan utgå från, så att man kan komma igång enklare? Jodå, vi har en grund att utgå från när vi börjar hjälpa företag med detta.

Minst en organisationsövergripande grupp

Vår rekommendation är att det finns ett Team som alla anställda eller tillfälliga personer som har ett konto i den egna miljön, är medlemmar i. En så kallad organisationsövergripande grupp. Inga externa personer bör bjudas in till denna gruppering. Kan jämföras med organisationens intranät, om man skulle vilja gå så lång i sina tanker om hur man använder Teams. Är man en kommun, kanske det inte räcker med en sådan grupp. Då kanske varje förvaltning har en egen eller liknande.

Flera kanaler inom teamet

I detta team finns kanalen Allmänt där syftet är att sprida sådant som berör alla inom organisation, ungefär som man gör på intranätet. Kanalen kan därmed enkelt fungera som ett sätt att skapa trafik till intranätet. Skillnaden här, är att även andra enkelt kan sprida kunskap eller ställa frågor via kanalen.

I detta team bör det finnas kanaler som är anpassade efter de ämnen/processer som organisationen arbetar med. Då kan alla anställda ställa frågor och få information om det i respektive kanal. De flesta organisationer har 5-8 huvudområden som skulle kunna vara grunden, såsom sälj, produktion m.m.

Det kan också finnas enskilda kanaler för specifika intressen, där man bara bjuder in enskilda personer, mer baserat på ämne för att ta bort vanliga stuprör. Syftet med dessa kanaler är att man då diskuterar frågor som berör en mindre gruppering med särskilda intressen.

Glöm inte kanaler för nöjen

De är också lämpligt att ha en kanal för ”roliga grejer” som lätt snurrar runt i allas mejllådor. Många kallar den kanalen för Sandlådan, Orelaterat skvaller eller liknande.

Rekommendationen är att hålla ner antal kanaler till att börja med och låta de växa fram allt eftersom behoven ökar. Det bör endast vara gruppägare som kan skapa kanaler. Gruppägare för denna grupp, bör vara administratören för Teams.

Börja smått och bygg på efter hand

Övriga team bör byggas upp efter behov och i första hand ska man värdera om det är en kanal som behövs och inte ännu ett team. Interna projekt- eller intressegrupper bör vara kanaler i det stora teamet, det gör det enklare att administrera. Kanske ledning bör ha ett helt eget team, beroende på hur man jobbar.

Projektgrupper där man också behöver bjuda in externa personer bör vara egna team. I sådana grupper bör man hålla ner antal kanaler, om det inte är projekt som är väldigt stora och pågår under lång tid. Men normalt räcker det med en kanal i projekt som pågår under 6-12 månader. Det är viktigt att man tänker på att man behöver riktlinjer för hur man hanterar externa personer i förhållande till GDPR. Kanske finns det redan med i befintliga avtal i samarbeten, men om inte behöver man ta höjd för det vid nya samarbeten.