Pdf:er och dokument på webben – när och hur?

Vad säger direktivet om pdf:er och dokument egentligen?

Ja, det kan man faktiskt undra, för direktivet gör ingen tydlighet i vilka format som används, så länge formatet i sig är tillgängligt. Det är just därför som vi anser att diskussionen inte ska handla om format, utan om vilket innehåll som vi behöver presentera för vem.

Vägledningen för webbriktlinjer är tydliga med att vi första hand ska skapa innehåll i html. Vi ska med andra ord alltid ha det som utgångspunkt när vi skapar innehåll.

När passar pdf:er?

Det finns absolut tillfällen då en pdf är ett bättre alternativ än webbsida, så det säger vi inte emot. Men vi behöver därför diskutera vilket innehåll som ska presenteras snarare än format.

Innehåll som kan lämpa sig bättre som pdf eller annat dokumentformat:

• Rapporter och liknande långa dokument som från början är gjorda för läsas i utskrivet format.
• Affischer, broschyrer och liknande som finns digitalt för att andra ska kunna ladda ner och skriva ut. Det är vanligt att man centralt har tagit fram material som andra ska skriva ut och dela ut till exempelvis föräldrar, patienter eller liknande. Syftet är inte att konsumera detta innehåll digitalt.
• Föreskrifter, riktlinjer och andra som enligt lag är bundna att se ut på ett specifikt sätt. (Man kan ju diskutera om lagen bör ändras, men…)
• Excelfiler som innehåller stora mängder data med tabeller med flera kolumner och matematiska formler eller andra element som krävs för att man ska ha nytta av dokumentet. Syftet med detta dokument är att använda data och matematiska formler eller filter, inte att läsa innehållet.

Det är alltså inte förbjudet att använda andra format, men tänk på att de ska vara tillgängliga ändå.

Finns det tillfällen då vi absolut inte ska använda pdf/dokument?

Ja, det finns det verkligen och vi ser massor av exempel varje dag. Vi ser exempelvis en nyhet/pressmeddelande/sida med en rubrik, ingress och en länk till ett dokument där själva innehållet står. Det får bara inte förekomma. Dokument som bara innehåller text i lagom omfattning krånglar bara till det. Innehållet ska ligga direkt i sidan.

Bokningar, anmälningar till event, enklare ärenden görs ofta i blanketter som publiceras i word eller pdf. Ibland går det fylla i direkt i dokumentet, men det fungerar sådär i mobil. Ibland krävs en utskrift och underskrift. Dessa kan vi ofta ersätta med enklare formulär som finns i de flesta publiceringssystem. Många har också e-tjänstplattformar där liknande bör höra hemma.

Vi vet att det där med formulär av olika slag är krångligt och det finns alltid en massor av argument för att det inte går att göra på det ena och andra sättet. Informationssäkerhet, GPDR och andra reglerverk skapar osäkerhet i vad vi kan göra och hur vi lagrar data. Men även i den här diskussionen behöver vi diskutera vilken typ av innehåll som det är som vi vill få in från våra användare? Samlar vi in information som vi inte behöver? Behöver vi verkligen underskrift? Varför då? Vi kan inte automatiskt säga nej till alla formulär bara för att vissa ärenden inte lämpar sig för det. Varje formulär har ett unikt syfte och ska diskuteras därefter.

Vad gör jag när handläggarna vill göra som man alltid gjort?

Ja, människan är av naturen emot förändring och tycker generellt att det är enklare och snabbare att göra som alltid gjort. Det kommer många motargument. Här bemöter vi några av dem.

Det går snabbare

Argumentet om att det går snabbare att göra pdf:er, håller tyvärr inte om man skulle jämföra om arbetsuppgifterna genomförs av en person som är lika flink på båda. Det är bara för att man inte vet hur man ska göra som man upplever att det tar tid. Numera måste man också tillgänglighetsanpassa och granska sin pdf, vilket ofta tar väldigt mycket längre tid än att lägga upp informationen direkt på webben.

Man får kontroll över designen

Många lever i villfarelsen att en pdf alltid ser likadan ut, och alltid kommer bli läst på samma sätt. Det förutsätter dock att alla har en tillräckligt stor skärm för att se allt samtidigt, och att de kan just se. Att få en pdf uppläst kan bli en väldigt spännande, och obegriplig, upplevelse. Nästan lika spännande är det att försöka tolka en pdf på mobil, när man måste förstora massor och skrolla åt alla håll samtidigt för att ens lyckas läsa innehållet.

Dessutom innebär det ofta att alla som skapar pdf:er gör sin egen design, så en besökare som läser flera pdf:er från er kommer få olika grafiska upplevelser. Om du istället lägger ut allt som HTML-sidor kommer alla sidor följa den grafiska profil hemsidan har, och besökaren får en enhetlig och begriplig upplevelse, oavsett enhet.

De är lätta att skriva ut

Förr i tiden blev utskrivna HTML-sidor fula och obegripliga, när hela menyer lästes med. Nuförtiden kodas de allra flesta HTML-sidor så att de blir precis lika bra som pdf:er vid utskrift. Dessutom skriver allt färre ut dokument.

Slutsats

Det är dags att börja diskutera funktionen snarare än formatet. Och oavsett vilket format vi väljer, se till att det är det mest användarvänliga och att det är tillgängligt.