Vinnova har lyckats förbättra sina texter avsevärt, nå målgruppen bättre och skapa en gemensam förståelse för vikten av klarspråk inom organisationen.
Användarundersökningar visade att Vinnovas texter var svårförståeliga för målgruppen, särskilt för små och medelstora företag. Detta ledde till många missförstånd, och stora kostnader för Vinnova. Det hände att handläggare fick in 300 samtal med frågor om samma text. Det berodde på två saker:
- Texterna var för långa.
- Det fanns en tradition av att komplicerat språk var nödvändigt för att uppfattas som trovärdig.
Vinnova finansierar innovationsprojekt genom så kallade utlysningar, en möjlighet att söka pengar. Varje utlysning har en utlysningstext som förklarar vad man kan söka pengar för och vilka villkor som gäller. Texten hämtar man på webbplatsens sida för respektive utlysning.
Användarundersökningarna visade att texterna om utlysningarna var för långa, för byråkratiska och innehöll för mycket irrelevanta fakta. På webbplatsen där man kunde ladda ner dokumenten fanns däremot för lite fakta. Användarna hade svårt att veta om det var värt att läsa utlysningstexten – uppfyller jag kriterierna för att få finansiering eller inte?
Vinnova att gå vidare på två sätt: korta utlysningstexter och fylligare webbsidor. Varje webbsida skulle vara en brygga in till utlysningstexten. Alla gjorde så bra de kunde utifrån sina förutsättningar, så för att få till en förändring behövde de ändra förutsättningarna.
Resultat
Numera går textarbetet snabbare, samarbetet mellan sakkunniga och skribenter är bättre och språket är tydligare. Användarundersökningar visar att det är lättare att förstå utlysningstexterna och webbsidorna för utlysningarna.
Genom att göra ett grundligt förarbete, ta hjälp av externa språkexperter och förankra klarspråksarbetet i alla delar av organisationen har Vinnova lyckats med sin klarspråkssatsning.
Så gjorde Vinnova
- Tog hjälp av språkkonsulter
Alla webbredaktörer fick gå en utbildning i klarspråk. Språkkonsulter fick skriva texterna på utlysningssidorna och skapa mallar för de andra webbredaktörerna. Dessa språkkonsulter fanns sedan på plats i verksamheten för webbredaktörerna att bolla tankar och problem med. - Utbildning och förankringsarbete
Alla sakkunniga bjöds därför in till klarspråksutbildningar. Målet med utbildningarna var inte att de ska bli perfekta skribenter, utan att de ska förstå varför det uppstår problem, och varför klarspråk hjälper. Gemensamma diskussioner och övningar har skapat en samsyn om att vissa ord inte alls är så enkla och tydliga som man kanske trodde, och att klarspråk inte måste innebära en förenkling. - Mallar och riktlinjer
En ny mall för utlysningstexterna med tydligare rubriker och disposition, förklaring på vad som ska vara med och på vilket sätt. Mottagare fick tycka till om disposition och innehåll, medan språkkonsulter fick lägga in skrivtips för varje del. - Utbilda skribenter som inte finns på Vinnova
Många texter kommer inte från Vinnova från början, och anställda på Vinnova har då begränsade möjligheter att påverka texten. Genom att utbilda dem som är ansvariga för innehållet i texten skapas en förståelse för klarspråksarbetet även där.
Besök www.vinnova.se för att se resultatet.
