Jag sitter i ett möte jag inte riktigt vet varför jag är med på, och inte riktigt vet vad det handlar om. Samtalet verkar löpa som någon sorts fria associationer och efteråt vet jag inte varken om vi har kommit framåt eller om vi bestämt något. Känner du igen dig?
Det finns inget som gör mig så matt som dessa meningslösa möten. Jag känner hur min energi försvinner i samma tempo som teet i koppen, som jag dricker för att i alla fall ha nånting att göra. Måste möten vara så? Nej. Det går att ha korta, effektiva och tydliga möten.
Bestäm syftet med mötet
Innan du bokar in ett möte, fundera på vad det är du vill få ut. Ska ni besluta något, ska ni göra något tillsammans eller behöver ni stämma av och koordinera er? Och om ni ska stämma av och koordinera er, är ni säkra på att möte är rätt sätt, eller behöver ni bara en mer organiserad form för uppgiftshantering inom gruppen, till exempel Planner eller Trello?
Jag är av principen att man ska undvika fasta möten till det yttersta. Har man ett möte fyller man det med innehåll, oavsett om det behövs eller ej. Och om fasta möten är enda sättet att säkra en tid, ja då är det ett säkert tecken på att ni har en osund möteskultur.
Skriv en agenda
När du har kommit fram till syftet, skriv ner det i möteskallelsen. Fundera också igenom vilka punkter ni behöver gå igenom för att nå det syftet. Skriv ner dem också.
Boka bara en kort tid
Ju kortare möte, desto effektivare. Precis som en arbetsuppgift alltid tar så många timmar man har på sig, fyller ett möte alltid upp den tid man har. Har man gott om tid blir det mycket rundsnack och sidospår.
Jag brukar boka 15-30 minuter, och det är lagom för nästan allt. Vissa arbetsmöten, när vi ska genomföra en uppgift tillsammans, kan behöva mer tid, men det är sällan.
Kalla rätt personer
Kalla bara de som verkligen behöver vara med till mötet. Frestas inte att tänka att ”det kanske är bra” eller liknande.
Det finns en formel för risken med meningslösa möten. Den är antal deltagare upphöjt i kvadrat. Ju fler deltagare, desto större risk för meningslöst möte. Mötet kanske är bra för vissa, men vissa kommer definitivt gå därifrån och känna att det var slöseri med deras tid.
Håll er till agendan
På mötet är det sedan enbart tillåtet att prata om de punkter som står i agendan. Andra punkter som kommer upp är antingen så relevanta att de får ett eget möte, eller inte relevanta alls. Det kan så klart finnas undantag ibland, men inte ofta.
Sammanfatta mötet innan avslut
Innan ni avslutar, sammanfatta vad ni har beslutat och vem som ska göra vad. Ibland när mötena inte kommer någonstans brukar jag slänga ut en påstådd sammanfattning av vad som beslutats och vem som ska göra vad, även om det faktiskt inte sagts. Då kommer diskussionen in på rätt spår igen och man kan reda ut vem som faktiskt ska göra vad.
Håll det sociala separat
Det är jättekul med incheckningar. Om man gör en i veckan. När man för åttonde gången den dagen ska svara på vilken hund man vaknade som, eller vad man skulle rädda om huset brann, är det inte lika kul. Har ni problem med det sociala, boka in en aw där ni kan checka in hur mycket ni vill, men låt oss jobba när vi jobbar.
Våga vägra möten utan agenda
En förändring kommer inte så lätt. Bara för att du börjar skicka agendor och ha bra möten innebär det inte att du inte kommer bjudas in till meningslösa möten. Våga vara obekväm tillbaka när du får kallelser. Be om en agenda om det saknas, och ifrågasätt om du verkligen ska vara med om det känns som att du inte är en nyckelperson. Tillsammans kan vi vända den här möteshysterin. Lycka till!