Så håller du effektiva möten i Teams

Att ha möte på distans ställer vissa krav, men har man bara koll på dem så är ett Teamsmöte ofta mycket mer effektivt än ett fysiskt möte. Det blir av någon anledning automatiskt mer fokuserat på uppgiften. Här kommer 6 tips för ruskigt effektiva möten.

Ja, jag vet att webbkameran inte framhäver dina perfekta vinklar. Oftast får man både några extra dubbelhakor och rynkor. Och är kameran på så syns det ju att du gör annat samtidigt. Men det betyder sååå mycket att ha kameran på, särskilt om ni är flera. Människan är ändå en social varelse och den största delen av vår kommunikation sker utan ord.

Att ha ett möte utan kamera är svårt. Det är svårt att se vem som är på väg att börja prata, så det blir lätt att folk pratar i mun på varandra. Det är också svårt att se responsen, så man kanske fortsätter prata för att övertyga, när alla redan är med på tåget. Eller så går man vidare, fastän de andra har frågor och inte alls är med.

Är du ändå orolig för kameran finns några tips: Använd suddig bakgrund så slipper du visa ditt stökiga kök eller var du nu är. Höj upp datorn (om du använder kameran på din bärbara dator).

Om någon vill börja skriva på whiteboardtavlor eller liknande, se till att hen placerar datorn så att man ser tavlan också.

Även om du har kameran på kan du inte titta eller vända dig mot den du pratar, så som vi gör i ett fysiskt möte. Säg vem du vänder dig till så blir det lättare.

Bra ljud är a och o i ett Teamsmöte. Se till att sitta i en tyst miljö. Att försöka lyssna på någon som sitter på café är fruktansvärt. Det är svårt att urskilja vad den säger och man får huvudvärk av alla andra ljud. En datormick tar inte upp ljuden på ett bra sätt, och grannens porslinsklirr kan mycket väl höras högre än vad du pratar.

Se också till att ha en separat mick om ni sitter flera i samma rum, och några andra på annan plats. Datorn tar inte upp ljud bra om ni är flera, om ni inte sitter i varandras knä. Även om man frågar i början och det låter bra då så blir det ofta svårt att höra när samtalet kommer igång och ni börjar prata i mun på varandra.

Det blir mycket enklare om alla ser exakt samma sak samtidigt istället för att titta var och en på eget håll. Man kan byta presentatör, eller man kan ge kontrollen till en annan. Det är mycket praktiskt när nån sitter och säger ”nej, inte där, nere till höger säger jag ju”. Ge kontrollen och den kan klicka själv på din dator istället för att säga samma ohjälpsamma fras tio gånger till.

Det finns mötestyper som är svårare än andra att hålla. Det gäller framför allt om alla är i flera rum utom en eller två, som sitter på distans. Det som oftast händer är att de som sitter tillsammans kör ett ”vanligt” möte. De pratar fort, de avbryter varandra, de markerar vem de pratar med genom att vända sig till den och så vidare. Det gör det helt omöjligt för den som sitter på distans att hänga med. Den får svårt att höra och den får svårt att bryta in.

Försök att inte avbryta eller prata i mun på varandra och se till att hela tiden fråga om den andra personens åsikt.

Ibland när vi har utbildningar via Teams har vi ganska många deltagare. Ju fler deltagare det är, desto svårare känns det för deltagarna att våga säga något. Om det är svårt att räcka upp handen och fråga när det är  40 personer i klassrummet är det inget mot att prata rakt ut i cyberspace när 40 personer lyssnar.

Däremot har folk inget emot att skriva i chattfönstret. Så vi brukar kombinera dels chattfunktionen, dels ha regelrätta upprop. Att då och då stanna upp och fråga om alla är med, om de har frågor osv. Är det lite färre kan man ropa upp dem en och en: Hilda, är du med eller har du frågor? Sorian, är allt glasklart eller undrar du något?

Vi hoppas att du och din verksamhet med de här tipsen kommer igång ordentligt med digitala möten. Digitala möten spar så mycket tid, pengar och miljö. För att inte tala om hur mycket mer medarbetare brukar trivas, om de inte behöver resa och ta sig fram och tillbaka.

Lycka till med dina digitala möten, och tveka inte att höra av dig om du vill ha hjälp med att komma igång.