E-plikt för kommuner och myndigheter

Statliga och kommunala myndigheter och kommuner omfattas av e-plikt. Det innebär att de ska leverera analogt och elektroniskt material till Kungliga biblioteket, så att de kan bevara det till eftervärlden.

Generellt kan man säga att e-plikten gäller ”egentliga myndighetspublikationer” som riktar sig till allmänheten. Det innebär till exempel

Webbplatsen i sig är inte leveranspliktig, men materialet på webbplatsen kan vara det.

Det innebär att rapporter inte behöver redovisas, om det rör sig om interna rapporter. Är det slutrapporter med allmänheten som målgrupp behöver de redovisas. En tumregel kan vara att vägen till målet med alla dess dokument inte behöver redovisas, men när allt är klart ska målet, slutrapporten, redovisas.

Med komplex struktur menas att exempelvis text, bilder och filmklipp är integrerade till en helhet. Om text eller filmklipp däremot kan stå för sig själva ska dessa levereras var för sig. Det här är framför allt aktuellt när det gäller webbplatser.

Mycket av innehållet på din webbplats är leveranspliktigt, men inte allt. Om det ska levereras eller inte beror på vad den innehåller och hur komplex sidan är.

Om sidan kan levereras som “ren” HTML-sida är den leveranspliktig. Med ”rena HTML-sidor” avses en HTML-fil som helt i sig själv utgör en hel myndighetspublikation. Däremot så behöver sidan inte visas enbart med HTML, den kan innehåll länkar eller referenser till CSS och javascript.

Komplexa sidor är inte leveranspliktiga. En komplex sida är en sida som inte bara är text, utan även betydelsebärande, inbäddade delar som bild och film. Det innebär att samma sorts innehåll som fanns på HTML-sidan som ska levereras, inte behöver levereras om sidan även har bilder, filmer och diagram inbäddade.

Nu har ju nästan alla sidor bild på webben. Därför ska man leverera ändå om bilden är av ”mindre betydelse”. Men då levererar man innehållet levereras utan bild. Bild av mindre betydelse kan till exempel vara dekorationsbilder eller bilder på kontaktpersoner.

Däremot kan det vara så att filmerna eller bilderna som du visar på sidan är leveranspliktig, även om inte själva sidan är det.

Det mesta innehållet på sociala medier är inte leveranspliktigt, eftersom det oftast publiceras fortlöpande och räknas därför inte som ”av avslutad och permanent karaktär”. Dessutom tappar innehållet ofta sin betydelse när det lyfts ur sitt sammanhang. De räknas därmed inte som egentliga myndighetspublikationer.

Nyhetsbrev som vänder sig till allmänheten är leveranspliktigt. Undantaget är om det har komplex struktur, det vill säga att text, bilder och filmklipp är integrerade till en enhet. Gäller detta är nyhetsbrevet inte leveranspliktigt. Men om ni skulle ha nyhetsbrevet, med text och bild, som PDF blir det leveranspliktigt. Det blir även leveranspliktigt om det finns tillgängligt som HTML utan komplex struktur på en webbplats.

När du vet vilket material du ska leverera är det dags att registrera dig som leverantör. Du registrerar dig på kb.se. Där kan du också ansöka om att få leverera elektroniskt material över nätverk. Enligt lagen ska man leverera i fysisk form, men KB rekommenderar webbuppladdning. Därför måste du registrera dig för webbuppladdning.

Du måste leverera ditt material inom tre månader från att det har tillgängliggjorts för allmänheten. Du kan leverera via webbuppladdning, RSS och FTP.