Tips om hur du organiserar er ImageVault

Att införa en ny mediabank kan kännas som ett riktigt sisyfosarbete. Oftast finns redan tusentals bilder på en filserver eller kanske i en gammal bildbank, som behöver hittas och organiseras. Sedan behövs en struktur som håller över tid och som alla redaktörer snabbt förstår.

Man kan tycka att det verkar enkelt, men ju fler projekt vi har genomfört desto fler saker har vi insett att man måste tänka på. Här delar vi med oss av våra bästa tips och metoder för en bättre hantering av innehållet i ImageVault.

Valv

  • Används i första hand för att styra behörigheter på olika sätt. Bygg upp dem efter vilka sammanhang som bilderna ska användas. Tänk ett valv för varje uppladdningsbehörighet eller användning så blir det ofta logiskt.
  • Ha inte för många valv. Det gör det krångligt för medarbetaren att ladda upp. Det är svårt att komma ihåg att man ska byta valv för olika saker och allt hamnar lätt i ”standardvalvet”.
  • Exempel på valv kan vara:
    • Officiella (externa) bilder där ett fåtal laddar upp men många kan använda.
    • Inköpta bilder som får användas i tryck som kräver särskilda avtal.
    • Bilder för externwebb, för webbredaktörer. Där kan det ligga bilder som får användas externt, men också de bilder som webbredaktörer/medarbetare tar i olika sammanhang och laddar upp.
    • Intranät, om det skiljer sig i personer och behov från externwebb.
    • Dotterbolag eller samarbetspartner
    • Engångsbilder, exempel när man tar många bilder på ett event. Detta för att kunna ha få metadatafält och göra uppladdningen enklare.

Metadata

I ImageVault kan du helt och hållet anpassa vilken metadata som ni vill använda i vilket tillfälle. Metadata för media handlar ofta om vem som tagit bilden, när den togs, nyckelord baserad på dess innehåll osv. Det är lätt att krångla till det när det gäller metadata. Det gäller att hitta den fina balansen till att mängden metadata gör nytta när jag letar och inte krånglar till det när jag ska ladda upp. Några tips på vägen:

  • Använd olika metadata i olika valv, beroende på behov i valvet.
  • Använd metadata för att underlätta användningen, i webbsammanhang är till exempel alt-text och bildtext bra, så att det finns automatiskt varje gång någon använder bilden. Men det är inte lika viktigt om jag ska ha bilden i Powerpoint.
  • Vem som är på bild med namn så att det är lätt att leta upp enligt GDPR:
    • Fotograf om det är viktigt enligt avtal att ange fotografen.
    • Rättigheter
    • Avtal
    • Datum när bilden togs, om det är bilder av en mer tillfällig karaktär. Det kan hämtas in automatiskt så blir det enklare att ladda upp. Det gör det lättare att rensa ut gamla bilder.
  • Gör inte fälten tvingande. Lär istället uppladdarna varför det är viktigt att fylla i fälten. Tvingande fält utan kunskap ökar risken för att de i stressade situationer skriver in … eller xxx i tvingande fält istället för korrekt information.
  • Aktivera tvingande spårbarhet så att ni kan ta bort bilder om någon kräver att bli glömd enligt GDPR.

Kategorier

Kategorier är bra för att det gör det enklare att hitta bilder som är av inom samma kategori. Tyvärr har vi sätt alldeles för många exempel där man använder kategorier som mappar. De har helt olika funktion och bör hanteras därefter. Här är några tips.

  • Sätt upp kategorierna efter vad de visar, så som man gör på bildbyråer när vi söker på nätet. Exempelvis människor, natur osv. Det gör det lättare att hitta bilder för till exempel de som ska använda bilderna i Powerpoint också, och inte bara på webben.
  • Ha inte för många kategorier, det gör det svårt att välja vad man ska välja när man laddar upp. Redaktörerna ska inte behöva fundera på om det är en ung kvinna eller en kvinna, eller om det är en naturbild eller byggnad om det är både träd och hus på bilden.
  • Skriv gärna en enkel lathund så man vet hur man ska tolka vad en kategori omfattar.
  • Komplettera med nyckelord som metadatafält för att möjliggöra mer exakt sökning, till exempel glad kvinna under kategorin människor.
  • Städa regelbundet. Kategorier bör ha minst 20-30 bilder för att vara välfungerande. Har de färre bör man överväga om man ska ta bort kategorin och slå ihop den med något annat.

GDPR

Det här med GDPR och bilder kan vara lite krångligt. ImageVault har bra stöd för att ta hand om avtal relaterade till det. Men tänk efter noga vad du har för möjlighet att använda bilder där man tydligt känner igen personen, speciellt om det är barn på bilderna.

  • Välj bilder med omsorg, behöver du verkligen ha en bild på en person? Och om det är en person, kan du göra på ett annat sätt än samtycke, till exempel allmänt intresse eller myndighetsutövning?
  • Se till att ni har alla avtal på en och samma plats – lägg in alla avtal i ImageVault och koppla alla bilder till rätt avtal. Ta bort de bilder som saknar avtal.
  • Se över om ni behöver rensa alla gamla bilder som ni tagit själva, till exempel från event. 

Här kan du ta reda på mer om hur du köper ImageVault