Viktigt att tänka på när du ändrar valv i Imagevault

I Imagevault finns det valv, även kallat bibliotek, som i första hand används för att sätta olika typer av behörigheter. Historiskt sätt har en del använt dem som mappar, vilket kan göra det blir krångligt för de som jobbar med mediabanken.

Det finns inga rätt eller fel i hur man ska organisera sin Imagevault, men med tiden lär man säga vad som fungerar bättre och sämre. Vi delar med oss av några erfarenheter och hur du kan komma vidare mot en bättre vardag.

Vi har väldigt många valv, är det inte bra?

Det finns inget rätt svar på det, för det hela beror på. Tanken som ni ska ha är att ha ett valv för den behörighet som ni vill ha för dem som laddar upp eller använder.

När man laddar upp bilder så gör man det alltid till ett valv. Om man inte laddar upp bilder så ofta, är det väldigt svårt att komma ihåg till vilket valv man ska ladda upp. Risken finns att man laddar upp det till som är satt som standard. Det kan innebära att man har laddat upp bilder till ett valv som andra sedan inte har rättighet till det. Det blir helt enkelt en stor röra av allt.

Hur många valv ska man ha?

Antal valv beror på hur man använder sin Imagevault. Vissa använder den enbart för att hantera media på extern webb. Andra använder den till att använda den till alla sina webbplatser och sociala medier, både externt och internt. En annan variant är att ha den som en helhetslösning för all mediahantering. Det innebär att den är källan för att hantera all media för alla digitala kanaler, för tryck, presentationer och andra ställen där man har bilder.

Exempel på valv kan vara

  • Officiella ”konceptbilder” där ett fåtal laddar upp, kanske fotografen, men många kan använda i presentationer och annat.
  • Inköpta bilder som får användas i tryck som kräver särskilda avtal. Få som laddar upp, få som använder.
  • Bilder för externa digitala kanaler (externwebbar och sociala medier), för digitala innehållspersoner.
  • Intranät, om det skiljer sig i personer och behov från externwebb. Oftast har man inte riktigt samma krav på bilderna internt.
  • Dotterbolag eller samarbetspartner, kanske behöver egna.
  • Engångsbilder, exempel när man tar bilder på ett event, invigning eller liknande. Dessa vill man inte ska återanvändas flera gånger och man vill ha få metadatafält och göra uppladdningen enklare.

Men så har vi det inte nu, hur kan vi göra om?

Självklart kan man ändra på den struktur man har idag och göra om den. Men det inte är inte bara att sätta igång och ändra i all hast. Det påverkar alla personer som jobbar med bilderna, då deras behörigheter kanske ändras på resans gång. Ta hjälp av våra lilla steg för steg, så det inte går galet.

  • Planera för vilka valv ni ska ha i framtiden. Ska ni göra helt nya eller återanvända några? ska några tas bort? Gör en schematisk bild där ni sätter upp före och efter och vilka konsekvenser ett byte får för flytt av bilder och människors tillgång till bilder. Ha full koll på behörighetsstrukturen före och efter, innan ni börjar göra om.
  • Kommunicera den planerade förändringen med alla parter. Gör det i god tid innan och gärna flera gånger. Det är sällan alla tar till sig allt första gången.
  • Ta reda på hur ni hanterar användare och behörigheter. Var finns dem och vem administrerar dem? Behöver ni planera arbetet tillsammans med IT?
  • Var noga med att flytta bilder från valvet innan du tar bort det.
  • Byta namn på valv ändrar inga inställningar i ImageVault. Men dubbelkolla gärna att det inte påverkar i några av de kopplingar ni har till andra system, såsom Episerver, Sitevision, Sharepoint eller liknande. Det kan eventuellt finnas automatiska hämtningar inte sker från valv på namn utan på ID. Hämtar lösningen från namn är det en dålig idé att byta namn, för då bryts funktionen.