Hur kan man tänka kring kopplingen Office 365 – intranät?

Många står inför utmaningen att koppla ihop intranät och Office 365. Hur gör man en bra lösning när både verkar kunna lösa samma behov från våra användare?

I många organisationer där man implementerar Office 365, så upplever många användare att det blir rätt rörigt. Plötsligt finns det flera platser att lagra dokument på, att ha diskussioner och lägga upp information. Många har sedan tidigare jobbat med andra applikationer som gör samma sak. Nu finns fler, vilken ska egentligen användas? För att få allt till en smidig användarupplevelse behöver ni sätta ett regelverk för vad användaren ska göra var.

De flesta medarbetare har många olika behov under en dag, som kräver många olika system. Exempel på behov kan vara

Om alla behov täcks av olika system blir det lätt svårt att komma ihåg var man ska gå när. Vårt förslag är ofta att låta intranätet vara vägen in till både bilbokningssystem, Teamschatten och riktlinjerna, så blir det enklare för medarbetaren. Det blir enklare för oss att kommunicera och skapa en vana med en väg.

Många fastnar här i en teknikdiskussion om vilken plattformen som intranätet ska utvecklas i. Det finns inget facit på det som passar på alla. För användaren kan du bygga samma upplevelse oavsett om du gör utvecklare det i Sharepoint, WordPress, Episerver, Sitevision eller något annat. Det är helt andra krav och behov som gör det valet, såsom exempelvis teknisk bas så det kompletterar andra lösningar, driftsäkerhet, budget, redaktörsorganisation m.m.

Bestäm var ni ska lagra riktlinjer, styrdokument, processer och liknande och gör det tydligt för medarbetarna. Många låter verksamhetsövergripande information finnas på intranätet, medan avdelningsspecifik information finns i Teams. För det mesta fungerar det bra att lagra allt i Sharepoint, och låta det visas på intranätet, Teams eller var ni nu har bestämt att det ska synas.

Många har problem med att man mejlar dokument fram och tillbaka och att flera personer gör ändringar i olika dokument. Genom att dela dokument i Office 365 kan man alltid ha bara ett dokument. På så sätt slipper man olika dokumenthanteringssystem eller den tråkiga upptäckten att alla gjort ändringar i olika dokument.

Flera intranät har på senare tid lagt till sociala funktioner. Men dessa funktioner är, enligt vår erfarenhet, ofta inte är lika bra som Teams. I Teams kan du ha kanaler för ”fikasamtalen” där man kan dela bra artiklar man läst, eller påminna om att mjölken är slut. Men här är det viktigt att ha med användarna, så man inte byter till något som de upplever som sämre.

Ett bra sätt att sprida kunskap i organisationen är att ha ämneskanaler, till exempel marknadsföring, juridik eller sälj. Där kan de som är intresserade kan gå med, och ställa frågor, dela artiklar, poddar och liknande för att sen kommentera och diskutera.

Office 365 blir allt mer heltäckande och tar hand om många av våra behov. Med Teams behöver man inget videokonferenssystem, då du kan ringa, ha telefonmöten och videomöten direkt i appen, aningen på datorn eller i telefon. Dina deltagare behöver inte ens själva ha Teams för att kunna vara med, utan når det via webbläsaren. Dessutom kan du skriva mötesanteckningar direkt i mötet och filma det för att medarbetare ska kunna ta del av det i efterhand.

Andra bra appar är Forms, som kan ersätta en del formulär- och enkätsystem, och Stream som gör att du kan spela in, lagra och distribuera filmer internt. Med Planner och To Do hanterar ni både planering av och fördelning av arbetsuppgifter i grupper och enskilt.