Informationsstruktur är en utmaning i alla webbprojekt. Hur ska våra besökare hitta det som de är ute efter? På intranät brukar det många gånger vara ännu svårare, speciellt i stora organisationer som kommuner och bolag med tusentals anställda. Anledningen till att det blir svårt är att man tror att man bara har en målgrupp – medarbetarna. Det är i och för sig helt sant, men i stora organisationer är behoven väldigt olika beroende typ av arbetsuppgift.
Behoven i ett intranät skiljer sig mycket beroende på om du är en förskolelärare, bygglovshandläggare eller förvaltningschef. De flesta intranät idag går mot att vara digitala arbetsplatser med arbetsverktyg för en enklare och smartare vardag. Även i detta skiljer sig behoven en hel del, men inte lika mycket som när det gäller att hitta information om olika saker, om vad och hur man ska göra i olika situationer.
Behoven styr innehållet
Situationer som kan uppstå och där jag som medarbetare behöver stöd och hjälp, kan skilja sig väldigt mycket åt. Som exempel kopplat till rollerna ovan kan det vara:
Vad ska jag som förskollärare göra…
- när jag tar med barn på utflykt?
- när jag misstänker att ett barn far illa?
- när ett barns föräldrar vill bjuda alla barn på glass?
· Vad ska jag som bygglovshandläggare göra…
- om en granne överklagar mitt beslut?
- om det finns tolkningar runt detaljplaneringen?
- om någon hotar mig inför att jag ska neka ett byggtillstånd?
· Vad ska jag som förvaltningschef göra…
- om det händer en kris i kommunen och jag snabbt behöver nå alla på en gång?
- om en av min anställda är på väg tillbaka från sjukskrivning och har behov av anpassad arbetsplats?
- om en medborgare hotar en av mina anställda?
Listan kan självklart göras oändlig och väldigt många har svar på dessa specifika frågor i ett specialanpassat ledningssystem. Men om det inte finns ett ledningssystem, så finns används ofta intranätet för att ge samma stöd i liknande frågor.
Hur ska vi då strukturera informationen?
Problemet är att det ofta finns en mängd information som är lika för alla, när det gäller exempelvis stödverksamheter som IT, kommunikation, HR och så vidare. Sedan blir det mer specifik information beroende på arbetsuppgifter och organisatorisk tillhörighet. Samtidig finns liknande roller inom de olika verksamheter som behöver samma information, som exempelvis chefer.
En nyckel för att erbjuda varje individ det som den behöver bäst är att personalisera informationen, även i navigeringen och sök. Det gjorde vi Karlstads kommuns intranät, som lanserades under hösten 2016. Ingen information är hemlig för någon annan, men som besökare får jobba lite mer för att hitta information som berör en annan förvaltning eller verksamhet. Många har personaliserat sina startsidor sedan många år, men i det här fallet har vi tagit det ännu ett steg längre.
Karlstad kommun: varje medarbetares eget intranät
När en medarbetare kommer till intranätet, så får den sin organisationstillhörighet vald automatiskt.
När besökaren klickar ner i menystrukturen, så visas de sidor som gäller för den organisationen. Det kan finnas sidor som gäller för alla eller för flera eller en enskild förvaltning.
Bilderna här visar samma meny för två olika förvaltningar.
Varje sida som består av information är uppdelad i tre delar och för varje sida kan det finns information som är:
- Riktad till alla i kommunen
- Riktade till personer inom den valda förvaltningen
- Riktad till chefer
Bilden nedan visar ett exempel på hur en sådan sida kan se.
Personaliserad sökfunktion
Även sökfunktionen söker i första hand på sidor som är skapade för individen. Bilden nedan visar hur man öppnat filtreringsfunktionen är öppen och där aktuell förvaltning är förvald, för att snabbt ge rätt information till rätt person.
Individanpassa ditt intranät
Kontakta oss för ett förutsättningslöst möte där vi kan berätta mer om hur du anpassar ditt intranät efter varje individ.